党政机关公文规范与材料写作

篇一：公文规范与材料写作

公文规范与材料写作（讲稿）

办公室工作千头万绪，但归结起来不外乎三件事：办文、办事和办会。办事和办会都离不开办文，办文是办公室工作的基础性工作。办文质量和效率的高低，直接影响办公室工作的质量和效率，对内可以反映办文人员的综合素质，对外则代表机关和企业形象。

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《党政机关公文处理工作条例》，从2012年7月1日起施行，首次实现了党政机关公文纸型、文种、版式、格式标准的统一。这虽是党政机关的公文处理规定，对企业同样适用。因为企业经常与国家机关有公文往来，企业的公文处理规范原则上参照国家公文处理规范。

公文格式规范

拟定公文是一项严谨、严肃的工作，必须遵循公文格式化原则，认真落实规范化要求。公文格式是公文的脸面、公文的气质、公文的尊严。做好公文格式规范化工作事关公文权威性和文件的贯彻落实，不是小事，而是大事，每一位拟文工作人员都应予以重视。

一、 规范公文格式的基本概念

（1） 什么是公文格式

公文格式是指公文的规格样式，是由纸型、版心和周围空白尺寸以及系列公文要素构成的特定文书形式。按照这种特定格式拟制形成的公文，经程序签批上报下发后，具有相对独立性、特殊权威性和法定效力，明显区别于其他文字材料。

（二）怎样规范公文格式

主要有三种方法可供参考：重点是抓头、看尾、顾正文。

1．抓头。看人先看脸，看文先看题，看公文首先是看红线以上部分。这个部分是红头文件的重要标志。应根据公文的具体情况，看文种标志是否正确，份号、密级和保密期限、紧急程度是否需要标注，发文字号是否准确，上报公文是否标注了签发人及签发人姓名。

2．看尾。主是看文尾部分。主要是版记部分档注是否按照新的标准执行。按照新的公文格式标准，机关公文不再标注主题词，版记不再标注印发份数。

3．顾正文。就是看正文文体部分。从公文标题、主送机关、公文主体到结束语、附件说明、机关署名、成文日期、附注等要素都要重视，公文类别的具体情况标注清楚。

（三）公文格式有哪些要素构成

公文格式由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、文种、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、发放层次、抄送机关、印发版记、页码等要素构成。

（四）规范公文格式有哪些基本要求

1．要有规范意识。规范就是标准化、正规化。作为文秘人员，要树立规范公文格式就是规范工作方式、行为方式的观念，做到自觉养成、点滴养成。

2.要有责任意识。责任就是担当。一纸不像样的公文上报下发，轻则影响单位、企业和个人的形象，重则影响文件的贯彻落实，事关全局，责任重大。

3.要有耐心、细致的作风。公文格式的规范性关健在于它的细节要求。即主要体现在细节上，可谓细节决定成败。注意细枝末节，不可粗心大意。

二、规范公文格式的方式方法及范例

规范的公文格式，在于公文各要素标注和格式印制的标准化。尤其是新旧标准交替后，要改变原有习惯，是比较难以把握的，应该仔细领会。细节比较繁琐，却非常重要，为便于理解，我将从份号开始到最后的版记作逐一介绍。

（一）关于份号

份号（编号），是公文印制份数的顺序号。用6位3号阿拉伯数字标注于公文首面左上角顶格第1行，数字前用特殊符号№标示，之后用虚数加实数标示。以第1序号为例，实号前加5位虚数0，后标1，如№000001等。如印发份数超过6位数，则以实有数为准。正式文件的印制份号数字套用红色。

所有密级公文，虽不是密级但内部重要公文应当标注份号，上报下发的密级文件应该逐一登记，以防文件丢失，也便于查询。

（二）关于密级和保密期限

密级即秘密等级，分为绝密、机密、秘密三个等级。保密期限即公文内容的保密时限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密机密秘密和保密期限。密级和保密期限标注于份号下方。密级如机密二字用21磅或3号黑体字，两字之间空1字，如密级与保密期限同时标注则不空字；密级与保密期限中间用★号隔开，保密期限中的年限数字用阿拉伯数字标注。保密期限标注与否要视公文保密程度情况确定。最高保密期限相应分为三个档次：绝密为30年，机密为20年，秘密为10年。密级如果没有标注保密期限，超过最高期限视为自行解密。

范例 1

№000001

秘 密

中 共 * * 省 委 统 战 部 文 件

★

范例 2：

№000001

秘密★15年

中 共 * * 省 委 统 战 部 文 件

★

（三）关于发文字号和签发人

1.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成，标注于发文机关标志下方居中、红色横线之上（4mm处），如上报公文需标签发人，发文字号则标注于左下方，左空1字，签发人及姓名在右侧，右空1字。发文字号要以简明、准确、没有歧义为原则。

发文字号用3号仿宋体。年份和发文序号用阿拉伯数字，年份用中文六角括号〔〕括入，序号前不加第也不加0。

关于机关代字。机关代字由区域或机关代字构成，或区域代字加机关和部门代字构成。区域代字用当地简称标注，如**省用**字；机关代字一般用机关开头那个字标注，如组织部用组字，机要局用机字等；或用机关加部门开头那个字标注，如一隆公司办公室用一司办等。机关代字一般使用两至四个字组成。

文于文种代字。这种情况比较复杂，有的公文标志容易分别，如上行文用报，下发的通知用通，函用函等。

关于发和字的使用。从常用的发文字号来看，发一般用于下行文或平行文，既代表发文的意思，又起到联结作用：字用于平行文，多表现在发文量较多的大机关业务主管部门的公文中。比较规范的用法是：发一般在机关统发文中使用，属下行文、平行文类别，如批复、意见、决定等文种用发比较规范。字一般在机关的部门分类文中使用，如某办公厅在内部或系统单独发文，可以用字，如厅字〔2015〕1号等。

2.签发人

上报的公文应当在发文字号右侧注明签发人，签发人后面标注签发人的姓名。签发人三字用3号仿宋字，后标全角冒号；签发人姓名用上述字号楷体字，右空1字。

范例 1：

№000001

秘 密

X X省 人 民 政 府 文 件

X府发〔2015〕1号

范例 2

№000001

秘密★3年

X X省 工 商 行 政 管 理 局

X工报〔2015〕1号 签发人：XXX

（四）关于标题

标题分为一级标题、二级标题、三级标题、四级标题，一般

不设五级标题。一级标题即公文标题，二级标题、三级标题即公文中的结构、层次标题。公文标题由发文机关全称或规范化简称、事由加文种三部分组成，于红色横线下方位置，上空约正文的2行居中排布。多行标题排列为正**、倒**或菱形，不采用上下长度等同的长方形和上下长、中间短的沙漏形。从实际效果和美观角度看，两行及以上标题一般采用倒**形排布居多。两个以上机关名称之间用空格分开，不加标点符号，正好换行是省略；主标题除法律、规章和转发公文加书名号，个别特殊词组四项教育加双引号外，一般不用标点符号，用空1格方式分开，特殊情况的标题可加顿号隔开。标题回行时，要做到词意完整，不能让词目产生歧义为原则。

公文一级标题一般用22磅或2号方正小标宋体（未安装小标宋体的可用华文中宋加粗）。副标题用17磅或3号楷体。二级标题、三级标题分别用17磅或3号黑体、楷体，四级标题与正文内容字体、字号相同。

公文标题主要有以下几种：

形式一：发文机关+介词关于+事由+文种

如：X X X X关于X X X X X X的意见

形式二：关于+事由+文种

如：关于转发XXXX《关于XXXXXXXX的通知》的通知

形式三：会议名称+文种+题下标示加小括号

如：中国共产党XXX届委员会XX次全体会议公报

（X年X月X日中国共产党XX届委员会第X次全体会议通过）

（五）关于主送机关

主送机关是公文的主要受理机关，使用机关全称或规范化简称。主送机关名称与正文内容的字号、字体相同，位于标题下空1行位置，左侧顶格排布。

上级机关对下级机关印的公文，称为普发性公文，凡接受公文的机关都是主送机关，即受文机关；下级机关向上级机关报送的公文，一般只写一个主送机关，如确需同时报送另一机关，可用抄送。

（六）关于正文

正文是公文的主体，用来表述公文的内容，是公文的核心。主体部分视公文情况可分段落、层次，篇幅较长的公文除公文标题外，还有二级标题、三级标题、四级标题，内容应围绕各级标题展开阐述。正文内容段首前空2字，段落之间一般不空行，数字、年份不能回行，段尾单字不能成行。特殊情况为划分层次，段落间可空1行。

（七）关于附件说明和附件

附件说明即为公文的顺序号和名称，位于正文和发文机关署名之间，与正文下空1行，左空2字，后标全角冒民和附件名称，如附件说明：XXXX。如有两个以上附件需标序号，序号用阿拉伯数字；如附件名称较长需转行时，应对齐上一行附件名称的文字，不能与序号对齐。附件名称后不加标点符号。

附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文的附属要件。附件二字用正文同样字号黑体字，置于附件正文左上角顶格排，有序号时应加序号。如附件１，附件标题与附件二字之间空２行。附件应排在版记之前主件之后，与主件一起装订。

（八）关于发文机关署名

发文机关署名应当用全称或规范化简称，位于正文右下方２－３行处，右空２个字。两个以上机关联合发文，如需加盖印章，按照编制序列或主办、协办单位分别左右排布；无须加盖印章的，发文机关名称居右、右空２字上下等距排布，长度相同。一般对外发文用全称，村级机关内部或对直属单位可使用规范化简称。

（九）关于成文日期

成文日期，署会议通过或发文机关主要负责人签发日期。特殊情况署印发日期。

成文日期使用阿拉伯数字，置于发文机关署名下方，以机关名称第一个字为基准右空２个字。如成文日期长于发文机关名称时，居右排时后空２个字。决议、决定等只在附注中标注发布层次的公文，成文日期加小括号标注于标题下方居中位置。

（十）关于印章

印章是公文生效的标志，是发文机关的身份标志，具有权威性和强制性。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章。有特定发文机关标志如专用字体的和电报可以不加盖印章。加盖印章应上不压正文，居中下压署名机关名称和行文日期。

（十一）关于附注

附注是印发传达范围等需说明的事项。如果公文使用题下标示，即正文开头未标明主送机关的，则需要标明文件印发范围或者发布层次。附注标注在成文日期下一行、首行缩进２个字加小括号标注，字体、字号与正文相同。如发布层次较多，可转行。有关需要说明或便于联系的事项，可用附注说明。

范例：

中 共 X X 市 委 政 法 委 文 件

X政报〔2014〕10号

★

关于XX县发生群体性事件情况的报告

中共XX省委政法委：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(导语)

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（主体内容）

专此报告。

附件说明：1.XXXXXXXXXXXXXXXXX

2. XXXXXXXXXXXXXXXXX

中共XX市委政法委员会

2014年X月X日

（附注：印发范围或需说明的问题或联系人及电话）

（十二）关于抄送机关

抄送机关是指除主送机关以外的需要执行或知晓公文内容的其他机关，或特殊情况下需请办协调的机关。位于印发机关名称和印发日期上一栏。

公文如有抄送机关，在印发机关和印发日期上一栏左空半个字，字体与正文相同，字号比正文小一个字号，抄送二字后标全角冒号；抄送机关名称用逗号隔开，如有回行，与抄送冒号后的抄送机关名称对齐，在最后一个抄送机关后标句号。不使用抄报办法处理。 （十三）关于版记

版记是由公文印发机关名称、印发日期和横线组成。

印发机关名称、印发日期字体与正文同，字号比正文小一号。印发机关名称左排，空半个字、印发日期右排，后空半个字，之间不用标点符号。版记中的分隔线与版心同宽。如上报公文，日期后不用印发二字，只用印字即可。

如果版记页和前面一页都没有正文，则版记不标页码。新的格式标准中，版记中不再标示印发份数。

抄送：XXX,XXX,XXX，XXXX。

XXX市政府办公厅X年X月X日印发

(十四) 关于页码

页码用4号半角阿拉伯数字，置于版心的下边缘，左右各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左，左侧装订。如果版记页面和前一页都没有正文，则版记页不标页码。 （十五） 关于正文部分字体、字号及排版要求

正文是公文主体，其字体、字号和排版都有明确要求。按照新的格式标准，一般情况，公文一级标题用22号或2号方正小标宋体，二级标题、三级标题分别用3号黑体和3号楷体，内容用3号仿宋体。如确需使用四级标题，则与正文内容字体、字号相同并加粗。排版上空约39mm,下空约33mm，按照每页22行，每行26个字或28个字设置，每页行数和字数视情可增加或减少1行至2行、上个字至2个字，版心高度不变。但转发通知类的文件，文件正文用3号楷体，转发的文件正文用仿宋体，转发的文件另起一页，大标题上空2行。 （十六） 关于数字层次排列

第一层次分别用汉字一、二、三&&排列；数字后用、号；

篇二：党政机关公文写作能力

党政机关公文写作能力基础知识

第一章公文概述

一、公文的概念－－公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。公文的基本含义,可以从四个方面来理解： (1)公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。

(2)公文形成的条件是行使职权和实施管理。 (3)公文是具有法定效用与规范格式的文件材料.这是公文区别于其他文章和图书资料的主要特点。 (4)公文是办理公务的重要工具之一。

二、公文的发展、演变，反映了历代政权的性质，也反映了统治者的需要及其对公文在行使政治权力中的重要性的认识程度。公文是统治阶级实现其统治的一种重要工具，因此，文书工作具有明的阶级性，它从属于一定的政治集团并为其服务。

三、“文书”、“文件”、“公文”这三个概念，在机关的日常活动中是基本一致的。

四、公文的特点主要表现在五个方面：(1)公文有法定的作者。

(2)公文有法定的权威。(3)公文有特定的效用。(4)公文有规范的体式。(5)公文有规定的处理程序。

五、公文的作用主要表现在五个方面 (1)领导和指导作用。 (2)行为规范作用。 (3)传递信息作用。 (4)公文联系作用。 (5)凭证记载作用。

六、公文的分类： (1)从公文的来源来划分：对外文件、收来文件、内部文件，

(2)从公文的行文关系上来划分：上行文、平行文、下行文。

(3)从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件、公布文件。

(4)从公文的制发机关的性质和公文作用来划分：法规文件、行政文件、党的文件。法规文件又可分为法律文件、法令文件、行政法规文件。

(5)从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。

常见的公文分类还有： (1)从文件的缓急程度上划分，分为特急件和急件。

(2)从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件。

(3)从文件的发送目的来划分，可分为主送件、抄送件和批转件、转发件。

(4)从文件的处理要求来划分，可分为急件和平件。急件又可可分为需办文件(办件)和参阅文件(阅件)等。

第二章公文写作

一、公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动．公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。在机关起草的实践中，起草公文的任务可以由一人承担，也可以由多人承担，这主要取决于公文的重 要程度和机关的文书人员队伍条件。

二、公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面．在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，应该结构 严谨、语言精当、行文规范。

三、公文写作的主要特点表现在六个方面 (1)被动写作，遵命性强。 (2)对象明确，针对性强。 (3)集思广益，群体性强。 (4) 决策之作，政策性强。 (5)急迫之作，时限性强。 (6)讲究格式，规范性强。

四、公文写作的基本要求是：

(1)要保证公文内容在政治上的正确性。

(2)要实事求是，在业务上符合客观规律。

(3)在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法逻辑。

(4)公文起草要符合统一规定的体式与程序。

(5)要注意选用书写的载体材料与字迹材料。

五、公文写作的一般步骤和方法是：(1)明确发文主旨。 (2)收集有关材料。(3)拟出写作提纲。(4)认真起草正文。(5)反复检查修改。

六、公文写作人员的素质修养主要体现在五个方面：

(1)政治素质好。

(2)有一定的政策理论水平。

(3)熟悉业务和机关工作情况。

(4)有较宽的知识面。

(5)有较好的文字功底。

七、公文写作人员加强修养应从三个方面着手：

(1)完善自我，勇于创新。

(2)博览群书，增长知识。

(3)深入实践，勤学苦练。

第三章 公文的体式与稿本

一、公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。建国以来，为了摆脱旧的公文体式的影响，党和国家曾对公文体式作过多次规定和改革，从而使公文成为党政机关实施领导与管理的有力工具。

二、公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面．在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。

三、公文的文体是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。公文属应用文体，它除具有应用文体的一般特点外，在表达方式和语言运用上又有它自身的特点：在表达方式上，兼用叙述、说明和议论三种表达方式是公文文体的主要特点；公文在语言运用方面应当做到准确、简明、庄重、得体。

四、一份完整的公文由一些规定的数据项目构成，这些数据项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。《国家机关公文格式》将公文结构的诸要素分为指定项目和选定项目。

篇三：国家公文写作规范

党政机关公文处理工作条例

（中办发?2012?14 号，2012 年4 月）

第一章 总则

第一条 为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政

机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。

第二条 本条例适用于各级党政机关公文处理工作。

第三条 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务

的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关

联、衔接有序的工作。

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