篇一：秘书处岗位职责
董事长秘书 ·
总经理秘书
篇二：秘书处职能手册(完整版)
目 录
第一章 秘书处工作职责??????????????????????????1
第二章 秘书处岗位职能??????????????????????????2
第三章 秘书处工作制度??????????????????????????4
第一节 公文管理办法????????????????????????4
第二节 文件管理办法????????????????????????8
第三节 报告管理办法????????????????????????11
第四节 会议管理办法????????????????????????13
第五节 督办管理办法????????????????????????16
第六节 档案管理办法????????????????????????18
第七节 保密管理办法????????????????????????20
第八节 对外接待管理办法??????????????????????23
第九节 总经理日程安排管理办法???????????????????25
第十节 秘书行为准则与基本素养???????????????????28
第四章 工作流程?????????????????????????????30
第五章 模板、范文????????????????????????????37
第一节 文件管理表单????????????????????????37
第二节 报告管理表单????????????????????????44
第三节 会议管理表单????????????????????????52
第四节 公文范本??????????????????????????64
第五节 总经理日程安排表单?????????????????????70
第一章 秘书处工作职责
一、在行政副总领导下处理日常工作、协调部门工作，监督各部门认真及时贯彻事业部各项工作决策、指令。
二、负责总经理日程管理，包括会议安排、文件签批安排、总经理日程安排。
三、负责文书工作，包括事业部各类文件的起草、打印、收发、传阅、归档、作废、销毁等工作。
四、负责信息、综合资料的收集整理，为总经理决策提供有价值信息，发挥参谋作用。
五、负责会务管理，包括会议室的管理使用、会议议程安排、会议提案收集、会议材料准备、会议通知、会议签到、会议记录、会议纪要和会议简报的制发。
六、负责会议决议的督办、反馈工作。
七、负责各部门周、月、季、半年、全年计划、总结以及报告的收集、整理和上报工作。
八、负责总经理报告、汇报、致辞的起草工作。
九、负责文件、信息、机要保密工作。
十、负责电话记录、电子邮件的传接。
十一、负责完成总经理交办的其他工作。
第二章 秘书处岗位职能
一、总经理助理、秘书处主任岗位职责
（一）在行政副总领导下协助完成总经理交办的工作任务；
（二）协助行政副总做好秘书处团队、文化、制度建设，定期对秘书处人员进行业务技能培训；
（三）协助行政副总制定秘书处整体工作规划、工作计划及报告；
（四）协助行政副总对秘书处的相关管理工作进行全面监督指导；
（五）协助行政副总参与制定、执行事业部内部管理机构设置及各类规章制度、有关方案；
（六）负责起草、修改以事业部名义送发的各类公文函件、请示、报告，领导报告、讲话、致辞等；
（七）负责汇总实际工作遇到的问题，提出建设性意见并及时呈报行政副总；
（八）负责督导秘书做好事业部文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作；
（九）负责秘书处保密工作；
（十）负责对外联系、督办、催办事项及领导交办的其他临时性工作。
二、秘书岗位职责
（一）总经理办公室事务管理
1．负责总经理工作期间日常事务管理；
2．负责总经理日程安排，包括总经理活动、内外部接待安排、预约工作、商务活动安排；
3．负责总经理办公室客人来访预约、登记、接待及服务工作；
4．负责总经理文件和信函收发、分送及电话接听等工作；
5．负责总经理私人物品、办公用品管理、单据整理等工作；
6．负责总经理办公室整理工作，每天总经理下班后，关闭门窗、电脑、电源，整理办公室备品，做好保洁工作；
7．负责总经理交办的其他工作。
（二）文件、档案、保密管理、督办工作
8．负责事业部日常文件信函、报告等材料的起草、打印、收发、登记、转递、催办工作，做到手续完备、及时准确；
9．负责外来文件的分类、登记工作，并放入待处理文件夹内，便于总经理查阅；
10．外来公函、通知及文字材料，及时呈报总经理批阅，根据总经理批示办理；
11．重要和紧急文件，须提醒总经理；
12．每天将呈报总经理批阅的文件清理一次，并核对登记记录，及时按照总经理批示进行传阅并做好登记；
13．根据档案管理要求做好文件登记、立卷、归档工作；
14．做好借阅档案的登记、回收工作；
15．不可私自对外界透露与公司有关信息，不可私自外借公司文件；
16．做好督办工作。
（三）会务管理
17．负责会议室安排、会议提案收集、会议程序拟定，以及会议通知；
18．负责会议材料准备、会议签到及记录；
19．负责会议备品准备、会场布置检查；
20．负责会议纪录、会议纪要、事业部简报制发。
（四）其他工作
21．负责秘书处办公用品的保管、发放登记等工作；
22．负责本部门办公和接待区域的整体环境的整洁，创造良好的办公和接待环境；
23．负责秘书处日志记录；
24．接听电话、妥当应答，并做好电话记录；
25．完成总经理、行政副总、总经理助理交办的其他事项，并对其负责。
第三章 秘书处工作制度
第一节 公文管理办法
第一条 依据《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999），结合事业部实际，特制定本办法。
第二条 公文管理办法概念。公文管理制度是对事业部业务文书进行系统化、规范化、标准化、信息化管理的专项制度。
第三条 公文管理办法制定依据。贯彻执行事业部各项决议和指令，记录事业部经营管理活动全部信息。
第四条 公文的范围
1.内部公文：事业部与下属部门、下属部门之间因组织、管理工作或业务而进行的往来文书，分为：
（1）上行文（如：请示、报告、意见、提案等）；
（2）下行文（如：通知、批复、章程、制度、命令、决定、指令、公告、通报等）；
（3）平行文（如：函等）。
2.外部公文：事业部或事业部下属部门与政府机关、企事业单位、社会团体或个人等外界进行往来的文书，大致可分为行政类、经济类、法律类、外交类、书信类、研讨类、新闻类、礼仪类等，如请示、报告、函电贺信、合同协议等；
第五条 公文用字。文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，正文一般每页排22行，每行排28个字（详见模板）。
第六条 公文结构层次序数。第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
第七条 公文用纸。一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第八条 公文写作
1.写作要求。遵循现代应用文写作要求，简明扼要，语言措辞力求准确规范。
2.格式要求。内部公文除遵循既定的各类公文写作格式外，加注事业部统一文眉、页尾，外部公文视行文内容加盖事业部印章（详见模板）。
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标
篇三：秘书处职责
青年志愿者协会秘书处工作制度
第一章 总则
为了进一步促进秘书处工作的顺利开展，更好地体现出秘书处的职能作用，加快湖南汽车技师学院青年志愿者协会和部门之间的团队建设，逐步实现策划层、组织层和实施层的条理化、规范化，秉承“立足校园、面上社会”的原则，以“奉献爱心，服务他人，倡导义务精神”为服务宗旨，信守“以真诚传递关爱，用爱心缔造和谐”的口号，以共同开发创新志愿服务为己任，真正做到各部门联系的桥梁和纽带作用，根据目前实际情况，特制订以下工作职责范畴和责任。
第二章 工作职责
第一条： 及时、圆满完成协会交给的各项工作任务，传达各项通知，安排会议、会务事宜及记录各项会议和活动，负责会议的进度和过程控制并对会议事务跟进落实。
第二条：协调各部门的活动安排，协调各部门的关系。负责各部门活动申请的审批并及时向协会传达审批结果。
第三条：负责管理有关资料；负责活动的召集，安排执行管委会决议，督促各项活动的开展。
第四条： 负责制定并组织实施年度工作计划；协助处理档案、文件备案等管理工作。
第五条：主持本会章程修改，起草各项条例、办法、管理制度
并跟踪落实内部制度的执行情况。筹备工作及了解相关政策法规；起草、拟定、建全管理条例及制度，保证各项计划的实施和完善。
第六条：负责协会活动的策划和组织活动、督促各部门尽快落实、完成工作任务，对各部门开展工作情况做好详细记录。
第七条：发挥桥梁作用，收集工作建议，及时反馈相关信息，增进协会和外界的沟通和交流，以更好地改进工作。
第八条：汇总每次活动人员的名单以及严格做好服务时间登记，同时给予表扬通告；
第九条：负责各部门、各会员工作和反馈各种信息和意见及青年志愿者服装的管理；
第十条：为所有的青年志愿者活动申请场地；
第十一条：负责平时协会活动的财务管理， 主持处理协会的日常工作；
第十二条：秘书处直接对会长负责。
第三章工作要求与考核
第一条：秘书处成员之间要团结协作，加强联系和交流，齐心协力，共同完成老师和协会会长分配的任务；
第二条：秘书处成员工作要认真，态度要积极，勤于思考，勇于动手，不辜负老师和同学们的信任；
第三条：秘书处成员要有团队协作精神，与协会其他部门做好协调工作，积极配合其他部门的工作；
第四条：秘书处成员应树立公平竞争，工作透明意识，不得借职务之便谋取利益，一经发现，给予严重处分；
第五条：秘书处成员接受老师、协会主席团、协会各部门和我院全体同学的监督，秘书处成员若有有损秘书处形象和威严的行为，撤销协会职务；
第六条：秘书处可对表现较好的成员给予一定奖励；
第七条：若秘书处成员造成有损本部门形象的行为，交由本部门处理，除主席团以外其他部门不得干涉；
第八条：秘书处内部职务和工作调动要遵循协会会长的建议和决定；
第四章 考勤制度
第一条：对各种例会中人员的出勤情况进行检查
第二条：重点开展对成员在开展活动时的出勤、迟到、早退等情况的登记；
第三条：成员要端正态度、秉着公平公正的原则认真工作、提高秘书处的工作效率。
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