篇一：业务助理工作内容与职责
上海分公司
业务助理
工作内容与职责
一、业务助理先要经过一个实习期，时间为7天。在此期间记录实习业务助理的工作态度与工作成绩，并据此进行考核，以确定是否胜任工作。
实习业务助理的主要实习内容：
1.熟练掌握工作岗位的规章制度，业务部门的工作流程。
2.熟练掌握公司网站的产品分类，以及品牌、地区等。
3.熟练掌握业务助理的主要工作及流程，如调货、沟通、协助、投诉等。
4.熟练掌握仓库发货流程，订单退换货流程。
5.接受公司的系统培训并熟练掌握培训内容和技能。
二、实习业务助理实习合格后方可后转正为业务助理。业务助理对业务员与相关业务人员负责；协助业务员与相关业务人员完成订单的跟踪任务；业务助理的主要职责是跟单与建立客户档案。业务助理应积极学习产品知识，市场信息等业务知识，如表现出色将晋升为业务员。
业务助理的主要工作内容：
1.根据业务员以及业务人员的指令进行系统报价，查询库存以及协调与仓库、零售店的调货情况并回馈业务员。
2.根据业务员的指令，进行导入订单，送报审核，转单，打印单据，送入财务进行查帐并将签字单据交由文员送入仓库。
3.根据业务员的指令进行库存查询以及协调在香港与零售店调货，并回馈业务员；
4.协助业务员进行订单导入，及时跟进订单的各个环节，从下单直至订单完成。
5.建立客户档案，包括付款状况、基本数据等，以备业务部和业务人员的查
询。
6.负责起草关于业务的所有合同、文件等。
7.监督公司产品在各大网站销售价格，如有低于公司指定销售及时同事业务员与客户交流。并每天做好记录，是否解决要及时上报与跟踪。
8.业务电话接听，受理客户的投诉并做好客户投诉单。
9.客户退回产品测试及备案。完成客户退换货跟踪。
10.制作每月销售汇总表；每月初与仓库对上月的发货单。
11.统计客户账款情况，并每月底与财务对账。
12.跟踪香港与仓库的相互调货情况，并做好出库单。
13.每月客户大货订单下定结束后，制作大货订单汇总与品牌分类表，以便公司跟厂家订货。
14. 统计客户订货数量与大货来货数量并进行对帐，如出现货物数量不足的情况，与香港或零售调货。
15.客户退回产品的测试与备案，完成客户退换货跟踪。
16.整理收集业务员每天的新客户开发情况，并对潜在客户进行登记。
17.统计业务员每月新客户开发情况。
18.统计业务员每月的销售量，并与上月销售量做对比。
19.批发网站现货区的管理。
20.管理公司客户的合同文书。
21.制作品牌分析表，列出各品牌在当月销量排行前10名的产品。
22.制作客户销量排行表，列出当月拿货量排行前10名的客户。
23. 配合协助上级完成日常工作及公司下达的其它任务。
篇二：业务助理岗位职责
业务助理岗位说明书
1、 遵守公司的各种规章制度，认真贯彻执行公司业务管理规定与实施细则，努力提高自身的业务水平。
2、 在公司业务流程运作过程中以客户订单为依据，跟踪产品运作流向并督促订单落实的情况。
3、 在接到客户需求后及时安排好生产工作。要按客户的要求，并以书面的形式详细列出工艺要求明细。
4、 每天进行订单跟进，掌握生产进度状况。
5、 样品完成后，应仔细审核样品，如是新客户，样品是否向客户收费，收多少、快递费 是预付还是到付，
都要按照公司规定特殊情况需有业务经理决定。
6、 积极主动与业务沟通，追踪业务促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应及时询问业务客户对样
品的评价，是否有下单的可能。
7、 负责异常订单（质量、交期等）的统计与反馈，为工作改进提供依据。
8、 负责客户合同明细、要求、合同更改等信息的传递，并以书面的形式传递给公司相关部门。
9、 负责部门内外业务相关信息、单据收集与传递，确保及时、准确。
篇三：业务助理工作流程
业务助理工作流程
每天到公司每一件事就是：打开Outlook查看邮箱上，然后按照事情轻重一件一件的处理。
文件制作
制作sample invoice
1. 寄样品前必须制作sample invocie，把寄样的款式号码记录在sample invoice上留底。
2. 先到Server\业务资料\Forms and records中编号 （年份＋月份＋顺序号）； 文件命名为M＋排号
3. 表格下面以 “ Sample only, no commercial value” 结束
4. 样品上要挂有我们的产品编号。
5. 需放一份sample invoice随样品寄给客人，以方便客人收到样品后知道我们都寄了些什么产品。如果样品是随货走的话，就告诉客人样品是放在第几箱里面，等收到货后就可以直接拿样品。
6. 每次寄样品都要给一份报关委托书（一式三联）给国际快递随货走。报关委托书填写样版请参考Server\业务部资料\报关样版\单证填写范本
7. 寄完样品后需把tracking no. 以邮件的形式发给客户。
制作订单 (proforma invoice)
1. 根据客户要求制作订单
2.首先要到Server\业务资料\Forms and records中编号 （年份＋月份＋订单顺序号）
3. 根据客户以前的订单来制作新的订单，但相应的日期、PI号，金额等需具体以产品的变化而变化。且必须注意不能更改原订单的内容及数据。
4. 完成后的PI必须放在具体客户的资料夹内；并命名为S+排号
5. 订单做好后，以E-mail的形式发给客户（订单要转成PDF格式），并要求客户回签。发给客人的同时，需要CC给Sonia & 财务。
6. 待客户回签后，再把PI发给采购、生产等相关部门。发给他们的PI请一定要把客户资料、电话、金额等相关信息删除。然后到客户订单相对应的客户文件夹内建立相应的订单并且还需到Server\客户订单\客戶交期表把出货日期填到表格里面，以方便生产人员可以查交期。注意：自己一定要保留几天的交期，以免发生意外情况的时候可以延长几天交期。比如，答应客人的交期是10号，我们给生产的交期应该是8号或是6号(根据不同客人而订)。但是给交期给客人之前一定要跟生产的确认过。
包类的产品请先跟David & Sonia 确认过后是否是本公司自己生产，还是跟工厂采购再把PI 发给相对应的同事。
7. 以下是一些条款术语
Ex-work ShenZhen----工厂交货价
FOR HK (Shenzhen)---只付货运到HK (Shenzhen)仓库的快递运费，杂费客人负责 FOB HK (Shenzhen)---快递费用+forwarder杂费费用
制作出货资料 ( invoice & packing list )
1. invoice & packing list 是每次出货时必须要做的文件，且需以实际数量来制作。
2. Invoice 命名为I+编号；Packing list 命名为P加编号,做invoice首先必须到Server\业务部资料\Forms and records\Inovice去编号。
3. 做invoice必须找到相应的原始PI来做，对于未出齐的货则要按客户要求做credit note
4. 不管一张PI分几次出货，所有invoice的总金额合计必须与原始PI一致
5.出完货后必须把出货资料发给客户相关的负责人，并且要CC给Sonia & 财务。 只要有接触到金额的文件，都要CC给Sonia & 财务。
如果是以公司名义出口的，除正常的文件外还需要做一份代理报关委托书、核销单。具体填写要求请参考Server\业务部资料\报关样版\单证填写范本
联系货代 ( forwarder )出货
1. 一般客人都有自己指定的货代。出货时就到业务部资料\booking form找到客人指定的货 代文件夹，然后把要出货的具体数据（shipper 名字、consignee 名字、唛头、箱数、数量、重量、体积CBM ）填完整；最后把填好后的booking form发给货代负责人，请他们放SO号给我们出货。( 有些货代是不需要SO号的)
货代资料在Server\业务部资料\Booking form\空运公司及出货资料
如果是新客人的话，就请他们把他们的货代资料给我们，以便安排出货。
如果是小客人没有自己的货代，我们可以帮他们找我们自己的快递公司，把价格报给客人，如果同意我们的价钱的话，先把快递费付给我们，我们再安排出货。如果老客人或是Sonia的朋友的话，则先问Sonia的意见。总之，视情况而定。
2. 联系快递或运输公司到我们公司收货，必须复印一份带有SO号的完整booking form给收货司机，以便送货入仓。如果是海运的话，必须提前跟快递或运输公司讲，请他们一定要把仓库回签的入仓单（尾纸）送到货代办公司，以便是日后换取正本B/L用。
3. 出货前必须认真核对唛头、箱号、箱数等是否正确，是否与packing list有出入。
4. 出完货后要到业务部资料\出货统计文件夹内把此次出货的数量、箱数、金额等相关资料记录到表格内；另外也需要把出货的快递费记录到业务部资料\出货统计\快递费统计表格
内，这样以方便我们月底对账。另外：如果以快递方式出货的，也必须把每次出货的快递费用写在快递单上，并注明是出给哪个客户的。到月底的时候所有的快递单都交给财务做账。另外，出完货后还需要到客户订单\客户交期排表中把已出货的订单从表格从删除，以便其他同事看到的都是最新的交期。平时如果交期有变动的话，最好以E-mail开形式通知相关部门，另外也需要到交期表格中把最新的交期填上去。
5. 如果客人需要办CO或Form A 的话，则要在出完货后帮客人申办。办好后快递给客人。 但是有些客人是要求提前办理的，以便文件可以随货走。这点需看情况而定。文件办完后也需要到业务部资料\出货统计\CO & FROM A 统计表格内。
6. 货到香港三天后应与货代联系，请他们把提单发给我们。
如果是海运的话则等到开船后再问。开船后货代会主动把draft B/L发给我们核对，这个必须在1天内完成。否则货代会收取改单费用。
7. B/L核对无误后，请通知财务安排付款。付款后请把水单发给货代公司，然后请他们把正本的B/L寄给我们。（注意：有些客户是不需要正本提提的，所以事先请跟客户沟能是否要正本提单，或者电放提单就OK）
8. 收到正本提单或者空运的复本提单，请拍照存档到客户资料内。
催款
不同的客户有不同的付款方式，这个要以PI上的条款为主。
1. 如果是30％订金，70％出货前付的话，在出货前一个星期要发E-mail通知客人付款。
2. 如果是月结的客户的话，则每个月必须要发一次对财单给客户，请他们安排付款。
3. 如果是先出货后付款的，出完货后必须第一时间把出货资料发给客人，提醒他们安排付款。
4. 收到银行水单后，必须把水单转发给财务，以方便他们做账。但邮件上必须注明此份水 水单付的是哪一张单，付了多少。另外，还需要把发给财务的邮件存到客户资料里的
Payment e-mail文件夹内。Outlook的客户文件夹最好也建立一个payment的文件夹，把这 封E-mail拉到这个文件夹下。
5. 每出一次货，都应把invoice上出掉的数量、金额登记到相对应的客人文档下的statement里，以方便日后对账。
6. 催款一定要在下午快下班的时候催，这样客人那边也刚好是下午的上班时间了。（不同国家的客人依时差而订）
文件制作要求
1. 字体统一用Trebuchet MS 12号字体，但是抬头可以用20号加粗下划线字体。给国外的
客人的字体一定不能用中文的字体（如：宋体）
寄快递
1. 不管是寄样品还是大货，实重大的要按实重算，体积大的要按体积算。
长 x 宽 x 高
2. 体积重量算法：5000（厘米） 305 (英寸) （公斤）
3. 公司国际快递账号在业务部资料\国际快递文件夹下可以找得到。
4. 客户国际到付账号在业务部资料\Booking form\空运公司及出货资料\Forwarder information。
开发案
客人有提供AI的开发案，请把相对的项目交给开发部门处理。
开发一部：包类、硬壳、水钻贴等行业相关产品
开发二部：皮套、硅胶套、杂项
邮件发给开发部的同时，需CC一份给Sonia & David，以便让他们可以决定开发案是否是在本公司自己打样，或是发出去给工厂打样。
报价
如果是新产品，报价则向开发部询价，如果是已经买过的产品，则可以到Server\序號及廠商相对应文件夹下找到价格（为避免价格有变动，最好向采购或是开发的同事再确认）; 老客人的报价需给Sonia确认后再发给客人，如果是新客人，可以自己报价，但是利润需在1.5~2.00之间。
其他
1. 公司银行账号在业务部资料\公司账号文件夹下可以找到。一般给外国客户的账号用HSBC-OBU (HK) 。（视不同情况而定）
2. 如果客人催货，可以先问统计货是否全部到齐了，也可以问QC良品有多少，是否可以按时交货。再不行的话则向采购或是生产主管询问，待确认好出货日期后再以邮件的形式通知客人。最好的办法是在出货前三四天要去查一下订单进度，货是否都到齐了，不良品也补齐了？以便做好出货准备。
3. 有些时候客人发一份AI档过来就要我们直接生产，这样子的话就让开发部先打产前样给客人确认（寄样或拍照确认随客人而订），请美工先用AI编号然后发PI给客人确认订单。待样品OK后记得记美工拍照放到CD ROOM里面去。注意：CD ROOM里面的图片必须是真实
的产品拍出来的，而不是AI档图片。不管是什么原因不得不用效果图下单的，下单后待大货或样品OK后，一定要拍照把原来的AI档图片替换掉。
4. 寄文件或是图片给客人，每封邮件最大不能超过6M，最好用压缩档发送。
5. 协助业务人员处理日常工作中的事情（如果寄文件、寄样品，出货等等）
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