劳动人事档案管理现代化研究

劳动人事档案管理现代化研究 本文关键词：劳动人事，档案管理，现代化，研究

劳动人事档案管理现代化研究 本文简介：摘要：随着社会的日新月异，“先进化”“高效化”就成为今天生产的重要方向和目标，这不仅体现在建设领域，更是体现在管理层面。因此，对人事档管进行高效化、先进化道路探索，就显得意义重大。本文旨在从人事档管的现代化需求出发，分析其现存问题，并提出提升策略。关键词：劳动者；人事档案；管理；现代化在今天，信息化

劳动人事档案管理现代化研究 本文内容：

摘要：随着社会的日新月异，“先进化”“高效化”就成为今天生产的重要方向和目标，这不仅体现在建设领域，更是体现在管理层面。因此，对人事档管进行高效化、先进化道路探索，就显得意义重大。本文旨在从人事档管的现代化需求出发，分析其现存问题，并提出提升策略。

关键词：劳动者；人事档案；管理；现代化

在今天，信息化已经不再是某个领域的专属名词，而是成为社会发展的重要途径和方向，成为“现代”的重要代名词。对于档案管理而言，分类众多，管理繁琐，而其中占据最主要位置的当属人事档案。且，人事是组成企业或者部门的重要血液，对其进行管理，就是对企业秩序的防卫。因此，借助信息手段，以现代化为主要管理方向和依据，对今天的人事档案而言，实乃时代所需。

一、时代需求

（一）科技之动力

在今天，科技当属现代化的最重要代言词。想要实现现代化的全面覆盖，就必须让科技的雨露均洒在各级领域中，这不仅包括建设领域，更是包含了管理领域。而在管理领域中，占据最主要地位的莫过于劳动者，他们不仅是科技的创造者，更应该成为科技的受惠者。因此，对其进行档案归类，实现人与事的秩序化管理，实属为科技前进铺垫动力基础。

（二）经济之需求

如果将经济发展比喻成一株大树，那么劳动者就是这株大树的浇灌者，起着水分供给和生命维持的重要作用。由此可见，二者之间呈正比关系，想要保证经济之树生长的高效性，就必须先保证劳动者管理的秩序性和协同性。因此，对劳动者进行全面化管理，对其人事档案进行精细化、秩序化分类，让现代化之雨全面播撒其上，实属经济之树节节攀升的必然要求和结果[1]。

（三）效益之基础

在今天，人事档案的存在位置仍显尴尬，其管理职能更多的倾向于“寄存”方面，工作大多也仅限于“保管”，至于更深层次的管理，例如：市场投递等，则涉及较少，这就造成了档案管理名不其实的窘境。且，这种管理的低效化局面，不仅使档案“寄主”的就业没有可靠性保障，很大程度上还损害了效益提升的人才之基。因此，对其进行管理革新，重新树立现代化标杆，实属人才与效益双赢的基础。

二、存在问题

（一）管理者素质

在档管工作中，管理者占据的地位无可取代，其不仅是管理工作的执行者，更是管理工作的维序者，其素质高低与管理质量呈正比关系。因此，想要保证人事档管的先进性和秩序性，必须先保证档管者意识与能力的与时俱进性。但是，在科技之雨播撒愈加广泛的今天，人事档管却并没受到较大恩泽。究其根源，还是档管者的意识守旧和能力限制。这主要表现为以下两点：第一，部分档管者在工作时，因受“经验”的长期影响，短期内无法立即适应信息化模式，出现了排斥行为。第二，因受教育全面化的影响，使得档案基数不断攀升，这与档管的有限人手形成了冲突，使得有关部门不得不临时聘用档管者，又因时间紧迫，无法对其进行系统培训，使其档管水平无法保障[2]。

（二）手段落后

如果将人事档管比喻成一列火车，那么技术就是这列火车的柴油，起着动力支持和效率保障的基础作用。由此可见，技术对档管工作的重要性无可取代。但是，这种重要性在今天却并未得到所有档管部门的认可，使得档管工作仍显现出手段落后的特点。这主要表现在以下几点：第一，技术不足。部分档管部门对其工作仍存在有某种偏差，使得“档管=归纳+整理”的错误等式成立。在这种认知下，他们认为人力即可达到管理的有效性和高效化目标，由此形成了档管的全人力局面，使得档管效率“原地踏步”。第二，设备落后。因为认识不足，一些档管部门过于漠视信息手段的必要性，未购入相关设备，这就使得一些具有先进意识的档管者“有心无力”，由此造成了档案记录的遗漏、简略、低效等现象。

（三）形式单一

对于“寄主”而言，人事档案就相当于其打开就业大门的最佳途径。至于打开大门的合适与否，则要看档案是否具备丰富性和完善性等特点，这就对档管的形式提出了多样化需求。但是，这种需求至今未得到很好地满足。这是因为，部分档管部门仍未建立起工作与信息化的有效连接，使得档管形式仍较多依赖于纸质，造成“寄主”资料的单一化与片面化局面，这就限制了企业对“寄主”形象的全面了解。

三、现代化措施

（一）计算机管理

在传统档管中，档案的主要依据形式是纸张，这就间接预示了档案丢失、破损等局面。而在电子管理中，这种情况几乎不会出现。这是因为，计算机拥有强大的信息兼容与存储能力，为档案录入提供了坚实的后备基础，管理者无须担心空间不足、无处安放或者丢失损毁等问题。同时，电子管理的另一大优势，即是其拥有无与伦比的速度，这不仅体现在信息录入层面上，还体现在档案查询、管理等层面。这两种优势，可以真正实现档管的全面化和高效化目标，因而应该引起所有档管部门的重视[3]。此外，档管部门在运用电子管理时，还应该注意两点：第一，录入形式。为保证“寄主”形象的立体化和完善化，有关部门在进行电子录入时，一定要保证记录形式的多样化，在文字形式之外，添加声像材料，保证用人单位能够全面了解“寄主”，进而择优录取。第二，双向管理。为保证档案的安全性，有关部门切忌丢弃纸张记录形式，一定要实现“纸张+电子”的双向管理，为档案管理添加双重保障。

（二）健全制度

制度是保证工作有序化、高效化进行的重要保障，这同样适用于档案管理。因此，对其进行“制度塔”建设，就显得十分必要。首先，材料完善。对于这部分工作，档管部门要综合考虑就业者与市场现状，明确档案材料主要包括什么内容，并将其条例化、制度化，以便形成参照。这样，管理者在对档案进行核实时，就有了标准，进而可以对内容不完善的档案进行退回或者补全，以此实现档管的全面性和高效性目标[4]。其次，档案管理。在建设“制度塔”时，建设者应该持有精细化态度，不仅保证制度的涵盖面足够广阔，还要保证规定涉及到每一个细节。这样，档管者的工作才算有了有序化、全面化保障。

（三）人员素质

对档管工作进行“现代化”及“信息化”塑造时，有关部门切不可忽视对管理者“知”“行”能力的培养。关于“知”的培养，主要包括对其进行职能重述、责任心培养等方面，旨在让其明白新形势下自己应该做什么，并让其认识到工作的必要性和重要性，以此促进其工作意识不断向“现代化”靠近。关于“行”的培养，这主要是指有关部门对其进行微机教学，帮助其明确管理涉及哪些软件及网站，并使其懂得如何操作计算机，这样，档管现代化才算真正有了基础保障。

（四）档案利用率

档案相当于寄存者的“门户”，是其信息的集中代表，承载着帮助其寻找工作的重要使命。而档管部门则是相当于寄存者与企业之间的桥梁，起着存储与传输的作用。为了保障传输作用能够被发挥至最大化，档管部门一定要努力建设传输“高速路”，编制层级明晰的卷宗目录，优化检索等等，让档案的查询、调阅等都具有便捷性和高效性，进而实现人才利用的最大化目标。

四、结束语

总之，人事档案的重要性无可取代，它不仅是寄存者的信息承载，更是寄存者打开就业大门的重要之钥。而档管部门作为其中的重要传输“中转站”，更要不断优化其职能，以现代化手段实现存储的有效性和传输的高效性目标。

参考文献

[1]张雪莲.对劳动人事档案管理现代化的探索[J].决策与信息,2015(24):156-156.

[2]张红岩.对劳动人事档案管理现代化的探索[J].环球市场信息导报:理论,2015(1):90-90.

[3]张雪莲.对劳动人事档案管理现代化的探索[C]//“决策论坛——基于公共管理学视角的决策研讨会”论文集(下).2015.

[4]赵宇楠.劳动人事档案管理模式的完善与创新[J].决策与信息旬刊,2016(4):212-212.

作者：王洪涛 单位：德阳市第二人民医院

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