高校档案信息化建设探析

　　摘要：在新时期新形势新政策的影响下，做好档案建设是任何组织机构的必然选择。作为教书育人培养学生的职业技术学院，档案管理工作更是纷繁复杂，因此为了方便档案管理，做好档案信息化建设势在必行。本文分析了档案信息化建设对于高校的重要性，指出了高校在档案信息化建设中遇到的问题，提出了整改意见。
　　关键词：档案管理；信息化建设；高校
　　作为教育机构，职业技术学院一直以为都是为社会输送人才，为国家培养栋梁的一线机构。著名的思想家、教育家、政治家梁启超先生曾经说过，“少年强则国强”，但少年之所以强，根本原因还是出现在正培养少年的学校。因此，为了做到少年强，为国家的繁荣昌盛做贡献，作为少年培养的主要组成部分之一，更应该做与时代政策相符合的工作，因此，做好高校的档案信息化建设是每一所职业技术学校的必然工作。
　　一、档案信息化建设对于高校的重要性
　　职业技术学院，作为我国高等教育的一级学院，职业技术教育的一线阵地，面向的受众是广大青年学生，学生档案多、零散且没有规律性是档案管理工作进行中所必须面前的情况。为了做好学生工作和教育工作，可见各高校做好档案信息化建设的重要性是如何重大。
　　（一）有助于学员管理工作的推进
　　职业技术教育面向的是广大青年学生，各职业技术学院只是从事阶段性的教育工作，每一年都有学成毕业的学生离开校园踏上社会，同时也有新的学生进入这片乐土，学习知识技能和技术，这就对学院的档案管理创造了很大的困难。往往是毕业生的工作还没做完，新生就已经入校了，如果加紧处理最后会落得一个两头都处理不好的情况。
　　因此，面对这样的情况，各职业技术学院各高校在做好职业技术教育教学工作的同时，也应该做好档案信息化建设工作，为学生建立完备信息化档案，为学生档案管理工作的开展提供良好的条件。
　　（二）有利于教学活动的开展
　　学校的档案管理工作，特别是职业技术学院的档案管理工作，工作中所要面对的档案不仅仅是学生的学籍信息档案，还有日记更新的职业技术培训资料。在信息大爆炸的今天，各行各业的都在突飞猛进，行业技术革新更是常有的事情。为了给学生提供良好的职业技术教育，紧跟技术革新，对革新后的资料进行管理更是必须做好的事情。
　　固有的档案管理模式在这一点上就做地不好，因此，各高校各职业技术学院做好档案信息化建设也是为教育教学活动能够更好的推广进行创造条件。
　　二、高校在档案信息化建设中遇到的问题
　　档案信息化建设是新新时期对学院档案管理工作提出的新要求，绝大多数学院都已经意识到了这一点，但是作为新时代档案管理办法，各高校各职业技术学院在进行档案信息化建设的过程都遇到了不少的问题，其中，比较有代表性的问题如下。
　　（一）设备匹配度不高
　　档案信息化建设的工作对所需的设备要求很高，这些设备涉及硬软件两个方面，硬件方面主要指的是计算机、扫描仪交换机、网路设备，而软件方面则囊括了档案信息处理系统、档案信息数据库等软件程序在内，不仅是要求有，更要求这些设备精且好，要求这些设备配套。但此前，各高校的工作重心主要放在学生教育上，对电子计算机这块的涉及程度不高，所以导致了现有的硬软件设备无法胜任信息化建设的情况。即便有些学院根据学院开设专业的侧重点不同，在硬软件设施的配备上有出色的设备，但也依旧存在着不配套的情况，这就为高校档案信息化建设创造了设备层面的难题。
　　（二）信息化建设人才不足
　　各高校虽然是为国家为社会培养的人才的地方，但根据教育教学的侧重点和方向不同，就出现各高校从事信息化建设工作的人才的情况，为档案信息化建设的推进工作创造了技术层面上的难题。
　　三、改进措施
　　发现问题，能够正视问题，并且乐于纠正工作生活当中的问题，这是人类社会之所以得以不断前进的根本原因。为了促进各高校各职业技术学院档案信息化建设工作贯彻落实，提出的改进措施如下。
　　（一）做好设备匹配
　　做好档案信息化建设工作的设配匹配，为档案管理信息化建设提供相应的完备的硬软件设施，是做好档案信息化建设工作的根本保证，是为农夫提供农具一样重要的工作。
　　（二）做好技术人员调配
　　有道是闻道有先后术业有专攻，在新时期新形势背景的影响下，让学员教师学习信息化建设的相关技能无异于临时抱佛脚，在需要尽快做好这项工作的要求是不相适宜的，因此，各高可方宽眼见，从外部聘请专业的技术团队从事这项工作。
　　（三）成立专项资金，做好管理工作
　　不论为档案信息化建设工作提供相配对的基础设施，还是配备相应的专业工作团队，这都需要由强大的资金做后盾，为此，各高校各职业技术学院应该做好专项资金储备，将每一笔资金落实到应该去的地方，为档案信息化建设提供坚实的资金基础。
　　贯彻落实好档案信息化建设工作新时期对各高校提出的要出，也是个高校在做好學生教育教学工作的同时必须做好的工作，是外在要求，也是从出发对自己提出的要求，否者就会让学校在日新月异的社会潮流之中处于弱势，甚至落到无法适应社会，无法开展工作的地步。因此，做好档案信息化建设工作，对各高校各职业技术学院来说迫在眉睫。
　　参考文献：
　　[1]贾文琴。高校数字化图书馆与网吧竞争刍议[J].人民论坛，2010年35期。
　　作者简介：
　　吴靖慧（1982年-），女，助理管员，研究方向：档案管理。