谈行政公文写作存在的不规范问题

篇一：机关行政公文写作规范及常见问题分析

机关行政公文写作规范及常见问题分析

一、行政公文法规框架

1、行政公文定义

广义的公文是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的文字材料，除通用公务文书外，还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。

狭义的公文专指法定公文。是指《国家行政机关公文处理办法》列出的十三类公文和中共办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。这是行政机关在行政管理活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

2、行政公文法规框架

《国家行政机关公文处理办法》

《中国共产党机关公文处理条例》

《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）

《中国科学院公共事务管理标准》

《国家公文主题词表》

3、行政公文法规框架历史沿革

1988年，国家技术监督局发布了GB/T 9704—88《国家机关公文格式》国家标准，这是世界上第一个公文格式的国家标准；

1999年，根据国务院办公厅指示，中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局组织对GB/T 9704—88国家标准进行了修订，国家质量

技术监督局于1999年12月27日发布了GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准。

二、行政公文写作规范

1、特点

（1）法定性

（2）政策性

（3）实用性

（4）时效性

（5）规范性

2、基本功用

（1）颁布法规，传达指示；

（2）反映情况，请示工作；

（3）联系工作，商洽公务；

（4）宣传教育；

（5）依据凭证。

3、文种及分类

文种：

每一份文书都有各自的名称，公文的名称就是公文的种类，简称文种。《国家行政机关公文处理办法》将公文的种类规定为13类13种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

《中国共产党机关公文处理条例》规定的14种公文：决议、决

定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

分类：

（1）依照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三种。

（2）按照紧急程度可将公文分为紧急公文和普通公文两大类。紧急公文又分为“特急”和“急件”两种。

（3）按照有无保密要求和、及秘密等级可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两大类。保密文件又分为绝密文件、机密文件和秘密文件三类。

（4）按照具体职能的不同，可将公文分为按照具体职能的不同，可将公文分为法规性公文（如命令、令）、指挥性公文（公告、通告）、报请性公文（请示、报告）、执照性公文（批复、意见）、联系性公文（最典型的就是函）、实录性公文六大类（会议纪要）。

4、构成要素及格式

《国家行政机关公文格式》将构成公文的诸要素划分为眉首、主体、版记三个部分。

（1） 眉首

又称文头部分，通常有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。

发文机关标识

发文机关标识就是我们通常所说的“红头”。它一般由发文机关名

称加“文件”两字组成。一般用“小标宋”字体。需要注意：发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。几个机关联合发文，要把参与发文的机关都排上，主办机关排在前，其他依次，机关名称后的“文件”二字居纵向中央。

如：××市教育局

××市教育局 文件

××市教育局

如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

份数序号

份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号。同一文稿印制若干份时，每一份的份号都不同，这在秘密公文的管理过程中具有重要意义。序号用阿拉伯数码顶格票识在版心左上角第一行。位数无限制。

紧急程度

对于事关重大、需要紧急传递和办理的公文，应标明紧急程度，以便跟一般公文区分开来。紧急程度分为两级，行政公文分别叫做“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标注在首页右上角第1行。

发文字号

位于发文机关标识的正下方、眉首部分与主体部分的间隔红色的正上方，用3号仿宋字体。如有“签发人”，则移至左边（左空1字）。，两字间空1字。如同时标识秘密等级，则居右上角第2行，在秘密等级下方。

签发人

位置标在发文机关标识下方右侧，也就是发文字号右边。“签发人”3字用3号仿宋体，后加全销冒号；签发人姓名用3号楷体字，右空1字。

（2） 主体

又称行文部分，通常是由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。

公文标题

公文标题位于红色反线下方，与红色反线之间空2行，居中排列，字号用2号小标宋体，可分一行或多行居中排布，折行时，要注意做到词意完整。

标题由发文机关名称、主要内容、文种组成。名称根据情况可以省略。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 主送机关

主送机关就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型 机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，与标题之间空1行，与正文之间不空行，左侧顶格用3号仿宋字体。

下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。

向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送

篇二：公文写作常见问题分析

一、 标题常见问题分析

公文标题是公文内容的摄要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，现归纳为以下八个方面，并作粗浅分析。

（一）要素不全

完整的、规范的公文标题，一般应具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。2012年7月1日起施行的?党政机关公文处理工作条例?作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（事由）并标明公文种类（文种），一般应当标明发文机关”。当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规范，否则，将毛病百出。

常见的病例有三种：

一是随意省略事由。如?××县人民政府决定?，由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情况下不得省略事由。

二是随意省略发文机关。如：一份没有版头的文件标题?关于加强农村党支部建设的报告?，待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关，但有版头（发文机关标识）的，也可不标明发文机关。

三是随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。如?××乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关事宜?。

（二）乱用文种

主要表现在三个方面：

一是混用文种。如?全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告?，这里把“请示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，不论是已经废止的?国家行政机关公文处理办法?，还是自2012年7月1日起施行的?党政机关公文处理工作条例?，都没有“请示报告”这一文种，明显不妥。从该“请示报告”的内容看，应使用批转式“报告”这一文种。

二是错用文种。有的该用“请示”的，却用了“报告”，而该用“报告”的反而用的是“请示”；有的该用“函”的却用“通知”；有的把没列为文种的公文种类作为文种使用，如“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，不可直接行文。?党政机关公文处理工作条例?所确定的公文文种共有15种，决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”或“通知”的“附件”行文。

三是生造文种。如?关于调整工资的补充说明?、?关于机构改革中有关问题的解释?等，这里的“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为?××（发文机关）关于印发调整工资补充说明的通知?、?××（发文机关）关于印发机构改革中有关问题解释的通知?。还有的把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，是错误的。

（三）隶属不清

不该用“批转”的，用了“批转”；该用“批转”的却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的隶属关系和词性。如?××县政府办公室关于批转××市长在××会议上讲话的通知?，这里的“批转”使用不当，应该使用“印发”或“转发”。因为“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下级的隶属关系。

（四）提炼不精。主要表现在标题冗长上。如?×××（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安

排，确保社会稳定的通知?，可修改拟为?×××关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知?或?×××关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知?。

（五）题不达义

表现在四个方面：

一是事由偏跑。如?×××关于草原灭鼠的请示?，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示。应改写为?×××关于要求解决草原灭鼠经费的请示?。

二是题大义小。如?关于企业技术、人才开发的若干规定?，而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。

三是题小义多。如?关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通知?，标题的事由主旨是“筹备”二字，而政文中不仅详细介绍了“争创活动”的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文，此标题可改写为?×××关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知?。

四是题义不清。如?××县人民政府关于粮食问题的通知?，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。

（六）用词重叠

多出现在转发、印发式公文方面。如“××县人民政府关于转发?××市人民政府关于转发?××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知?的通知?的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。

解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”、“替代法”、“直转法”三种技术处理办法。

（七）滥用符号

如“××县人民政府办公室关于印发?××同志在××会议上讲话?的通知”、“转发?××省公安厅关于实施社区

警务战略意见?的通知”，以上两例中的“??”符号都不应该使用，应改为：“××县人民政府办公室关于印发××同志在××会议上讲话的通知”、“转发××省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”。

（八）标注不规范

主要表现在以下两个方面：

一是回行题式不规范。?国家行政机关公文处理办法?明确规定：公文标题“回行时，要做到词意完整”。而在实际排印时，却往往做不到这一点。如：

中共××县委 ××县人民政府

关于进一步整治和改善经济发展

环境的实施意见

此题回行时，将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了，应改为：

中共××县委 ××县人民政府

关于进一步整治和改善经济发展环境的 实 施 意 见

二是摆列布局不规范。有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右；有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大，就是过小；有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。规范的摆布应是：红色反线下空2行开始排列标题的第一行，行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离”；左右摆布时，要居中。居中排列并不难做到，使用电子设备打印时，按“居中”键即可。

三是字号字体使用不规范。就字体而言，有的用黑体，有的用宋体，有的用仿宋，有的甚至用楷书；就字号而言，有的用2号字，有的用3号字，有的甚至比2号更大、比3号更小，等等。规范的用法是：公文标题用2号小标宋体字（正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或3号黑体字），这是?国家行政机关公文格式?（GB/T9704—2012）国家标准所规定的。

二、发文字号常见错误析

发文字号，由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文机关标志下空二行位臵，上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。位于文件版头下方居中处。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号为文件的登记、分管、交办、引用、检索提供了方便，便于收文机关与发文机关进行联系。

发文机关代字要选用能反映机关特征的两三字，如中共成都市委用“成委发”、成都市人民政府用“成府发”。

目前，行政机关行文中，“发文机关代字”还有个约定俗成的特殊用法，即在发文机关代字中加进了函这一文种名称。如国务院办公厅和省政府办公厅所发的正式公函，通常都编“国办函﹝2011﹞xx号”或“川办函﹝2011﹞xx号”。严格说来，函只是法定公文文种之一，但习惯上都把“批复”也作为函件对待，也编公函的发文字号。如省政府办公厅和市政府办公厅所发的批复，其发文字号也编“川办函

﹝2011﹞xx号”或“成办函﹝2011﹞xx号”。 年号用阿拉伯数字并应写全，年号外须用六角形括号，如﹝2012﹞，不得写为﹝12﹞.年号的位臵，应在机关代字与发文序号之间，不能放在机关代字之前或之间，如“成爱卫字﹝2011﹞14号”不得写为“﹝2011﹞成爱卫字14号”或“成爱卫﹝2011﹞字14号”。

?党政机关公文处理工作条例?(2012年7月1日施行)和?国家行政机关公文格式?（GB/T9704—2012）就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在多少不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下七个方面。 　　

篇三：浅谈企业公文写作的常见错误和改进建议

浅谈企业公文写作的常见错误和改进建议

摘要：企业公文，是企业单位在公务活动中，为行使法定职权所制作的文件。公文在企业中起着承上启下、综合全局、协调各方、承内联外的中枢作用。企业的经营方针、政策，上级的指示、工作部署，下级的请示和意见反馈，各单位之间工作的协调、联系等大多是通过文件来传达的。另一方面，公文还蕴含企业文化及企业形象，若企业公文处理不规范出现差错的话，则会为企业带来的不良影响，基于造成不必要的麻烦。所以公文处理是我们最重要最基础的日常工作，其显著特点是行文的规范化、制度化和标准化。现结合工作实际，列举企业公文写作中较常出现的错误，并提出改进建议，以提高企业公文处理的质量。

关键词：公文写作 常见错误 改进建议

为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》（下称《格式》）国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1日起正式实施。此标准是对国标《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999 )的修订，是党政机关公文规范化的重要依据，适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。 新标准发布施行后，省政府和省政府办公厅，市政府和市政府办公室先后下发了一系列有关规定和办法，明确了公文起草、报送和办理的基本原则与具体要求。但不少单位和部门在制发文件时，并没有严格按照规定、要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，甚至出现了一些常见的错误。

一、企业公文普遍存在的错误

（一）文种的选择不当

企业公文中最常用的主要文种有“决定”、“决议”、“通知”、“请示”、“报告”、“批复”、“指示”、“函”、“会议纪要”、“公告”、“通告”、“条例”、“制度”、“规定”、“办法”等。而在平时的工作中，较常见的文种选择不当主要是，应该用“公告”的文件用“通知”，应当用“函”的文件，却使用了“通知”或“报告”。如：企业与平等的或不隶属的单位之间的联系工作，应当用“函”，而不能用“报告”或“通知”；如xxx社区选举委员会面向本社区发布的关于组织参选居民登记工作事项的公文，应该用“公告”而不是“通知”。

（二）文件格式不规范、得体

企业公文格式的不规范、不得体，应该根据企业公文格式一般包括：公文编号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、单位印章、发文日期、主题词、注释、抄报（抄送）机关、签发人等要素。最常见的主要问题有：

1.标题没有准确、简要地概括公文的主要内容和标明公文种类。俗话说：“看报看题，看书看皮。”“标题引人看，新闻活一半”，这些都充分说明了标题的重要性。而企业中的很多公文都仅用“通知”两字，使阅读公文与收文登记者要看了内容后才能了解公文的主题，甚至于让受文者无法直观判断公文的重要性。

2.未标注公文编号。在《格式》中明确指出公文编号的作用，其在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。公文编号的使用，在企业中不但起到便于归档的作用，同时起到文件发文单位或部门的标识作用，这样有利于在第一时间区分发文性质和更好的理解发文内容。

3.签发人的标注。日常企业公文中，并非所有的公文都要明确签发人，但是请示或报告类的公文则必须明确印有签发人名，其主要作用在于让上级审批领导了解下级单位谁对上报事项负责，起降低疑问和提高审批速度的作用。

4.单位印章使用混乱。印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。在现在的企业中，由于有很多是集团公司的下属单位，而在日常的公文中，我们不难发现公文的表头有集团公司与下属公司名称同时存在。而在发文中，有些企业用集团公司的印章来发下属公司的一般性公文的情况时有发生。单位印章使用的不规范，不但会让员工陷入混乱，同时也可能为企业带来不必要的麻烦。

5.公文的附件标注乱。公文的附件,是附在主件、正件之后,对文件内容起辅助说明和补充作用的图文材料,是整个公文的有机组成部分。公文如有附件的应当附注在正文之后，发文单位名称之前，并注明附件的名称和件数，且名称应为全称并与附件名称一致。而企业公文中对附件的标注常常是五花八门，无论是位臵，字体，还是方式都具有随意性，不合规范。

（三）公文写作不规范

企业公文写作的不规范，最突出的问题体现在公文结构、内容、版面的不完整上。

1.结构缺乏完整性。公文版面完整性，主要是指眉首、主体、版记的完整，在这三项中缺一不可。在平常的工作中，不少企业时常缺少公文要素或混淆行政公文各要素秩序和位臵。如：有的文件缺少发文号；%
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