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商务年会策划方案

2017-01-06 07:18:30 来源网站:蚂蚁网

篇一:商务会议策划

商务会议策划书

会议及展览的预算不是一个概念。通常而言,会议预算包括以下几个方面:

1、交通费用

交通费用可以细分为:

(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机尝码头至住宿地的交通

(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机尝车站、港口-交通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为:

(1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包

含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保舰媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办

方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费

通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

(4)、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。转载自经济生活网.cn,请保留此标记承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会

事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。

5、视听设备

篇二:商务会议策划方案

项目三

第二组

小组成员:

姓名 自我评分 组员互评老师评分

杭州动漫学术研讨会策划书

背景:21世纪是一个转型的世纪,世界的发展进入了一个知识科技时代,经济

发展趋于转型不在是以传统的产业发展来撑起着世界经济,然而动漫产业作为文化产业的后起之秀,正确经济全球化的过程中扮演着越来越重要的作用,当前的中国动漫产业拥有广阔的市场,但同时也面临着重要的挑战,如何摆脱现阶段被动的局面,以高质量的动漫艺术夺回国内市场同时走向世界走向未来,如何探索一条合适于中国动漫发展之路,则是中国动漫界当前最急需解决的问题,而一切解决问题的根本首先是来源于对事物的认识。故我们杭州作为成为中国动漫之都的热门城市,有幸请来了国内外知名的动漫制作者,一起探讨我国今后的动漫事业发展前景和方向。

一、会前准备工作:

1、会议主题:为了发展中国的动漫产业,将中国动漫推向世界,特召开此次

会议,会议的重点是分析中国动漫的现状和预测中国动漫的

未来发展前景

2、会议名称:杭州动漫学术研讨会

3、会议规格与规模:本次会议是中型高档次的会议

4、会议时间与地点: ①时间:2010年7月3日---2010年7月6日

②地点:杭州西湖会议厅(风景宜人,空气清新,环

境清幽,有利于会议的顺

利展开,可以拓宽人们的

思路)

5、与会人员名单:国内外知名动漫专家、群众代表、媒体、主持人(具体人

员见附表1)

6、会议日程:(会议日程见附表2)

7、印发会议通知,于6月15日发放(邀请函见附表3)

8、会议所需用品及设备:

(1)必备用品:文具、桌椅、茶具、扩音设备照明设备、空调设备、投

影和音像设备等。

(2)特殊用品:①会议证件(会议正式证件,工作证)

②会标:发展中国动漫—杭州研讨会(展板式) ③席卡(普通席卡即可)

④会议器材的准备(检查各种设备是否准备好,避免突

发状况的发生)

⑤会议材料(会议日程、议程等文件,会议签到表) ⑥会议饮料用品(清茶、纯净水、纸杯等)

⑦会议其他用品(纸、笔、烟灰缸、面纸等)

(以上八项由会务组负责)

9、会议组织机构:会务组、宣传组、文件组、接待组、保卫组、秘书组、

后勤组、企划组、

10、会议场所的布置:(会场布置见附表4)(企划组负责)

(1)会场格局的设计

(2)排列会场座次

(3)会场摆放花卉:在u型桌中间摆放君子兰

11、预订膳宿(接待组负责)

在纳德大酒店预定15间空房,供参会人员住宿(选择理由:离杭州西

湖较近,四周风景宜人,客人闲暇之余可以去西湖游玩,且该酒店服务较好,口碑不错)

(1)住宿预订:

房间标准:高级标间8间(418元/间)

豪华单间7间(468元/间)

预订天数:3天

(2)餐饮预订:

①预订方案:7.03工作晚餐(两桌)

7.04工作午餐(两桌)、商务晚餐(四桌)

7.05工作午餐(两桌)、烧烤晚会

7.06工作午餐(两桌)

②预订标准:工作午餐800/桌

商务晚餐1500/桌

烧烤晚会5000元

12、进行全面的会前检查:

(1)检查会场空调,麦克风,投影仪等设备是否齐全,并进行试用,确

保其在当天能正常使用(后勤组负责)

(2)会议文件是否准备齐全、签到簿是否做好(文件组负责)

(3)检查警卫部署、证件检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务

人员的就位等(保卫组负责)

二、会中组织工作

(一)报到日安排(7月3日)

1、接站工作 (1)时间:7:00—15:00

(2)地点:车站或机场

安排车辆准时在车站或机场接待,在酒店门口树

立欢迎标牌,欢迎每位参会人员,并派迎宾小姐

带领其办理相关手续

2、报到工作 (1)时间:8:00—17:00

(2)地点:纳德大酒店一楼大厅(接待组负责)

3、材料的发放(文件组负责)

先请与会人员到纳德大酒店入住,凭邀请函领取门牌号

码,并向报到者说明会议的作息时间、注意事项和食宿

安排等情况、收取和发放相应材料,待第二天在集体去

会场、与会人员还要填写个人信息资料,以便会后制作

会议通讯录和以后联系

(二)第一天安排(7月4日,企划组负责)

1、开幕仪式

(1)开幕式前准备(会务组负责):

①时间: 9:00—10:00

②地点:杭州西湖会议厅外的临时舞台

③人员:全体与会人员

④器材:准备好麦克风、音响、鲜花等设备,搭好舞台,并在前

天晚上进行相关设备的检测,确保能正常使用。

⑤开幕式会场布置(会场布置见附件5)

(2)开幕式议程

①主持人讲话,宣布开幕式开始

②中国动漫协会会长发表演讲(主持人,协会会长演讲稿见附件6) ③参会人员代表发言

④动漫大师发言

⑤主持人宣布开幕式结束

(3)现场整理,打扫

2、会议“2010中国动漫产业发展”

(1)会议时间:10:30—11:30

(2)会议地点:杭州西湖会议厅(2号会议厅)

(3)与会人员:协会市场部成员、群众代表、主持人,记者

(4)会议议题:①中国动漫产业发展概况

②中国动漫市场消费者构成情况

③中国动漫产业存在的不足

(5)会议议程:①主持人宣布会议开始

②本协会市场部负责人发言(根据中国动漫产业发展

概况分析中国动漫市场

消费者构成情况)

③群众代表发言(表达对中国动漫的看发以及期望)

④主持人宣布会议结束

(6)会议器材:会场、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备照明设备、

空调设备、入场证件、记者证、席卡、纯净水等

(7)会场布置:在U字型会台的中间摆4盆树景,会台上摆放上鲜花、

篇三:商务会议策划

2013徐州民俗文化产业发展研究会

会议策划

前言:

徐州古称“彭城”,具有四千多年的历史,境内人文遗存众多,是国家历史文化名城之一,同时也是全国优秀的旅游城市,现已形成了以“两汉、战争、山水”等为代表的旅游文化。徐州以其独特的历史地位、众多的文化遗迹而誉满神州,尤以星罗棋布的汉墓,巧夺天工的汉画石像和独具艺术魅力和文化内涵的汉兵马俑等“汉代三绝”等受到关注。徐州历来为兵家必争之地,素有“北国锁钥、南国门户”之称。如今,徐州高铁的建成加快了徐州与外界的联系,同时也促进了徐州的快速发展,近年来旅游热的掀起,使得徐州加快旅游业的发展成为必然。然而,徐州的民俗文化还没有受到足够的重视,民族文化产业的发展问题也没有关注,为此,徐州市委及其徐州市政府主办关于《2013徐州民俗文化产业发展研讨会》。

本届徐州民俗文化产业发展研讨会以“魅力徐州,美丽生活”为主题,从历史徐州、山水徐州、活力徐州、时尚徐州、小康徐州等不同角度全面展示徐州的美丽元素,强调徐州民俗文化发展的重要性以及徐州民俗文化产业发展的必要性,最终落实到提升徐州区域性旅游中心城市地位和知名度上来,从而进一步加快徐州经济的发展。

一、会议的主要策划内容:

(一)会议主题:“魅力徐州,美丽生活”

(二)会议名称:徐州民俗文化产业发展研讨会

(三)会议举办单位:

1、会议主办单位:徐州市委、市政府

2、会议承办单位:徐州市文化局、徐州旅游局、彭城书院

3、会议协办单位:彭城饭店、彭城晚报

4、赞助单位:徐工集团、宝洁公司、内蒙古伊利实业集团股份有限公司、青岛啤酒股份有限公司

(四)会议规模与规格:

1、会议规模:中型会议

2、会议规格:中等规格会议

(五)会议时间和地点:

1、会议时间:2013年4月1日----2013年4月4日(4月1日是代表报道日)

2、会议地点:徐州海天假日酒店

(六)与会人员范围及人数

1、重要与会者(单位、职务)(共10人)

曹新平,徐州市市委书记

颜廷峰, 党组书记

朱民, 徐州市市长

李连玉,徐州市副市长

黄九章,徐州市副市长

朱勤虎,徐州市副市长 汪为群,徐州市人大常委会副主任

高成富,徐州市文化广电新闻出版局局长、副书记

雒永信, 市旅游局局长

候玉忠,市旅游局副局长

2、普通与会者(范围、人数)(140人)

徐州市资深民俗文化传承者(30人)

徐州市民俗文化爱好者(20人)

徐州各大报刊记者(30人)

其他城市民俗文化传承代表者(20人)

徐州市各民俗文化馆馆长(10人)

徐州市各大高校研究民俗文化教师(10人)

徐州市研究民俗文化学者(20人)

(七)会议议题:

1、关于民俗文化产业发展的战略选择与新路途探索的问题

2、关于地方政府对现代民俗产业集群的科学管理与综合服务能力的问题

3、关于民俗产业贸易的未来发展趋势与民俗文化的产品化研究的问题

4、关于产品的创新性发展战略与生产流通过程中科技质量的提升的问题。

(八)会议日程(会议日程详见附件一)

(九)会议邀请(会议邀请详见附件二)

(十)会议组织结构

本次会议筹备和安排由接待组、会务组、秘书组、宣传/专家组、组织组 共同负责完成。(会议组织结构安排详见附件三)

(十 一)预订工作(预订工作详见附件四)

(十

二)研讨会会议会场布置:

研讨会总共在三个会议厅进行研讨,在徐州海天假日酒店1和2层。主会议厅是1301室,面积为245平方米,总会议厅能容纳200人入座。其中两个研讨会议在1301室开设。另两个是专题研讨的报告厅,分别为1302室,面积分别均

为190平方米,均能容纳150人入座。

三个会议厅的会标均采用红布横幅白色字体,分别悬挂在每个会议厅的主席台前上方。会标上根据不同的会议名称确定。

主会议厅主席台的桌面采用大红布铺于主席台并完全垂挂。两大盆鲜花置于主席台左右两侧,鲜花是由康乃馨、月季、百合组成的。在主席台上分别根据主席台人数对称地放置话筒。两只音响分别悬挂于每个会议厅的前上方、在面向主席台的第一排座位安置四只话筒。每个会议厅安置两匹柜式空调,置于整个会场的两侧。共准备席签150个,采用浅红色纸作为背景,黑色字体。主会议厅四台柜式饮水机、辅会议厅饮水机均为两台。

本次参加的重要与会者共有10人,所以他们的座位安排如下:

1:曹新平,徐州市市委书记

2:颜廷峰, 党组书记

3:朱民, 徐州市市长

4:李连玉,徐州市副市长

5:黄九章,徐州市副市长

6: 朱勤虎,徐州市副市长

7: 汪为群,徐州市人大常委会副主任

8: 高成富,徐州市文化广电新闻出版局局长、副书记

9: 雒永信, 市旅游局局长

10:候玉忠,市旅游局副局长

(十三)设备用品(设备用品详见附件五)

(十四)费用预算(费用预算详见附件六)

二、会后后续工作:

1、发放与会人员通讯录

2、发放研讨会纪念册

3、发送礼品(汉兵马俑工艺品摆件精装9件套礼盒)

4、工作人员检查有无物品遗漏

5、主办方会联系与会者表达感谢

6、安排好送站车辆,确保人员安全

三、应急方案

为了保证此次研讨会的正常召开,确保参会人员的人身安全,我们必须要做好相关的会议安排和应急预案,以便在发生突发事件时能迅速采取应急措施,在最大限度上降低事故造成的损失,所以制定以下应急预案。

(一)设备用品应急预案:

为了会议正常召开,对于会议要用的设备提前做好检查工作。会议要用的麦克风准备五个。对于投影仪,我们会请专业人员在现场做预防工作。

(二)停电应急预案:

当会议厅因故发生全部停电时,应采取以下措施进行处置。

1、明确停电原因,根据情况启动停电应急预案。

2、如因市政供电系统引起的停电, 会议厅的备用电源会在 15 秒内自动启动,备用电源启动正常后,工程值班人员应迅速赶到配电室,按规范对各区域或楼层恢复供电(即:按备用电源供电操 作程序进行操作) ,备用电源禁止向 50KW 以上的单体通用设备 供电,同时密切观察各区域或楼层的用电负荷情况。

3、会议厅正常供电后,工程值班员应立即赶往发电机房对发电机的运行情况进行观察,并作好长时间停电的准备工作。

4、备用供电操作完成后,应向供电部门了解停电原因,并将情况向EOD值班经理及相关部门进行通报。停电期间应加强对重点区域或部位的监控,防止意外事故的发生。

5、当市电恢复供电后,工程值班员应按规范对供电系统进行操作 (即:按恢复正常供电操作程序进行操作),全面恢复供电后,应对整个供电系统进行一次全面检查。

6、事后工程值班员应将情况向 EOD 值班经理及相关部门进行通1报,并作好意外事件报告。 (三)火灾应急预案:

1、现场指挥

(1)(突发事件)发生后,事故现场最高管理人员为现场指挥员,负责指挥事故现场的灭火、疏散、报警;

(2)消防、秩序维护人员进入现场后,要视最高管理人员为现场指挥员,服从指挥;

(3)接到报警后,灭火现场指挥人员要迅速赶至事故现场,担当灭火指挥任务;

(4)夜间发生事故,总值班人员担任现场指挥;

(5)消防控制中心为事故处置指挥中心,指挥部人员应在最快时间内到达指挥位置;

(6)公安消防队到达现场后,由灭火指挥部领导向其报告情况,各级消防组织服从消防队指挥。

2、报警

(1)某部位出现火情时,发现人员以最快速度用手动报警按纽、专用报警电话或其它工具向消防控制中心报警,内线报警电话15252010110;

(2)接到报警后,监控中心在启动摄像追踪火情时,当班巡逻人员立即赶赴现场,消防控制中心视情况启动设备,切换应急广播,通知上级领导,并向公安消防机关报火警。

3、灭火

(1)灭火力量组织

①事故发生地点所在住宅义务消防队(巡楼人员)为第一支灭火力量; ②义务消防大队直属中队(消防员)为第二支灭火力量;

(2)灭火设施

①干粉、1211灭火器、消火栓系统为主要灭火工具;

②灭火工具采用分工负责制,住宅管理范围内布置的灭火器具体要落实专人负责;

(3)灭火战术

①实行先控制、后消灭的方针;

②首先使用干粉,水雾灭火器;

③力争速战速决,尽量以包围形式灭火,力量不足时以堵截的形式出现;

④如火势较大,在火势蔓延的方向设置阵地,防止火势蔓延,力争控制的同时消灭;

⑤使用消火栓灭火时,每支消火栓设上三人,1人看护消火栓水带线路,2人持水枪。

4、灭火保障

(1)通讯保障:事故发生时,以无线对讲机、电话、应急广播为主要工具,通讯工具要保持良好的工作状态,对讲机要备足电源。如地下建筑通讯中断,要采取接力通讯。

(2)设备保障:设备抢修组负责切断着火部位电源及其电器设施,维护关、排风设施,保障事故照明和消防用水,根据情况抢修关键设备,并负责想灭火区域输送灭火器材。

(3)医疗救护保障:根据情况要在事故现场附近设置火场救护现场或在正门外设救护场所

5、安全出口、疏散路线

(1)各门要处于开启状态,火灾发生后,秩序维护人员根据指令在第一时间迅速将所有安全出口迅速向外打开。

(2)疏散楼梯、疏散路线、安全出口采用分工负责制。安全出口的主通道为主要疏散路线,疏散时,疏散路线沿途设专人守侯,负责引导疏散。

(3)事故发生后,事故现场疏散责任人员应迅速就位,其它部位疏散人员根据疏散命令在第一时间就位。

(4)安全出口、疏散楼梯,疏散路线要落实专人,倒班的部位要落实两套人员。

(5)进行事故广播或全场广播。

(6)疏散指挥、引导人员在疏散中利用口喊、手提扩音器、手势等方法,向被疏散人员指示疏散路线,出口方向,提示应注意问题,使他们消除恐慌情绪,保持镇静,做到有序疏散。

(四)医疗应急预案

为了保证与会人员的人身安全,我们会在会议厅安排专门的医护人员,万一发生人员身体不适,医护人员会第一时间参与救助工作,确定人员身体具体身体情况,采取相应措施。如果是小问题,医护人员将为其解决。如果医护人员无法解决,我们还配备了专门的车辆来解决

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