篇一：“特此通知”、“特此报告等_后面要不要加上“句号”
“特此通知”、“特此报告等_后面要不要加上“句号”
一些秘书写作教材提供的公文例文的结束语如"特此通知","特此通告","此复"等,有的 加了标点符号,有的没有加标点符号.笔者还特意到安徽师范大学档案馆查阅了一些公文,结 果也是这样.公文中的结束语是否使用标点符号,问题虽小但总应有一个明确的结论. 关于这个问题的两种观点第一种观点:不加标点符号.持这种观点的人认为,像"特此通 知"等公文中的结束语,不加标点符号是一种习惯,加上标点符号反而不美观,如公文标题和落 款之后都是不加标点符号的.第二种观点:加标点符号或不加标点符号都可以.为了弄清这个 问题,笔者专门请教了安徽师范大学文学院现代汉语教研室的蒋先生.蒋先生认为,从语言学 的角度看,公文中的结束语大都另起一行,由于不会产生歧义,因而使用或不使用标点符号都 可以.那么,公文中的结束语到底要不要加标点符号呢?笔者以为,公文的结束语之后应当使用 标点符号.=.为何要加标点符号根据笔者掌握的资料,目前还没有论着或论文对公文中的结束 语是否使用标点符号给出语言学习明确的结论.的确,这是一个容易被忽视的小问题,也是一 个看似简单却又难以说清楚的问题. 笔者认为,僻决这个问题可以借助现代汉语语法单位中的短语和句子这两个概念来加 以说明.黄伯荣,廖序东主编的《现代汉语》指出:"短语是语义上和语法上都能搭配而没有句 调的一组词,是造句的备用单位.大多数短语可以加上句调成为句子.""句子是具有一个句调, 能够表达出一个相对完整的意思的语言单位."①句子与短语的主要区别在于是否有句调:句 子有句调,短语没有句调.那么,公文中的结束语如"特此通知"等究竟是短语还是句子呢?也许 有人会说,"结束语"就是"结束的短语".这并不能说明问题.若此."结束语"不也可以理解为"结 束秘书之友&;27 年第 3 期的语句"吗?吴新元先生将结束语明确地称为结语句:"公文中常用' 特此某某'一类结语句"②.这样就好理解了,既然是句子,自然要加上标点符号.对"特此请示,请 予批复"之类的结束语来说,由于是由两个分句构成的,"请予批复"之后自然要加标点符号.而 对"特此通知"这类结束语来说,作为公文正文的组成部分,它理应是一个单句,也应当使用标 点符号.很显然,如果公文正文中出现一个短语,反而与整个正文不相协调,给人以不伦不类的 感觉.这与公文标题和落款不使用标点符号不是一回事.因此,对公文结束语之后的标点符号, 既不能认为加了不美观就不加,也不能认为只要不产生歧义加或不加都无所谓.笔者还注意到, 有些公文,尤其是户外张贴的"通告",其结束语常使用黑体字,以示醒目,且不标注标点符号.这 一做法也是欠妥的.因为公文的结束语属于公文正文的内容,整个正文的字体应该保持一致.&; 国家行政机关公文格式&;对此有明确的规定. 公文中的结柬语应当使用什么标点符号公文中的结束语作为一个句子应当使用哪一 种句调呢?"拿语气为标准,句子可以分做四种.带有陈述语气句调的是陈述句,带有疑问语气 句调的是疑问句,带有祈使语气句调的是祈使旬,带有感叹语气句调的的是感叹句."③《现代 汉语词典》在解释"句子"这一词条时有这样的说明:"每个句子都有一定的语调(语调,有的表 述为句调,笔者注),表示陈述,疑问,祈使或感叹的语气.?6?7?6?7在书面上每个句子的末尾用句号, 问号或叹号."④对公文的结束语而言,在选择句调时首先可以排除的是问号,因为公文的结束 语不可能是提出问题的疑问句;其次可以排除叹号,因为公文结束语也不应当是带有浓厚感情 色彩的感叹句.公文的结束语一般不是陈述句就是祈使句.是陈述句的,如"特此通知"之后应 当使用句号.是祈使句的,如"请函复",笔者认为其后还是应该使用句号.尽管《现代汉语词典》 认为祈使句"在书面上,句末用句号或感叹号"⑤,但对行文机关来说,无论是平行
文的结束语 如"请函复",还是上行文的结束语如"特此请示,请予批复",在句末使用句号都比使用叹号好. 这里用的"请"字是礼貌用语,表达的是对主送机关的尊重,并没有也不能带有强烈的感情色彩. 如果使用叹号,那就是强烈要求主送机关复文,那样表达的就是"请马上回复","特此请示,请尽 快予以批复"等语气.这种带有催促甚至命令的语气显然是不适当的.即使公文的结束语是祈 使句,也要避免使用"立即","马上","即刻","尽快"等感情色彩浓厚的词汇,所以结束语之后使用 句号比较恰当.总之,公文中的结束语必须使用标点符号.当然,并不是所有的公文都一定要有 结束语,如中共中央,国务院的通知,由于正文中有"现将有关事项通知如下"之类的过渡语,为 了避免"通知"的重复使用,正文后就不再使用"特此通知"之类的结束语了.许多基层机关在公 文写作中往往习惯于使用结束语,以起到强调作用并作为正文结束的标志.这样做是可行的, 但千万别省略了句号.
篇二：报告的写法与格式
报 告
一、综论
（一）定义及特点
报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级
询问的上行公文。
从性质和内容上划分, 报告可以分为以下五类。
1.工作报告
这类报告在向上级机关汇报例行工作或临时性工作情况时使
用。工作报告的目的主要是为了让上级了解下级的工作情况和动 向, 掌握全局、指导工作，建立上下级之间的正常工作关系。有的政策性和业务性较强的机关部门，工作报告还要形成一系列制度。
工作报告又可分为例行工作报告和专题工作报告两种。例行 工作报告主要用于定期向上级机关汇报本机关、本部门职权范围 内的工作情况, 最常见的是年度工作报告和工作总结报告等。专 题报告则是在一重要临时性工作完成之后或正在进行之中, 专门 就这一项工作的情况向上级机关汇报时使用。
2.情况报告
情况报告在向上级机关汇报工作中发生或发现某些情况和问题时使用。情况报告和专题工作报告的作用差不多, 主要是为了让
上级机关了解和掌握有关情况及动向。所不同的是, 情况报告的 内容比工作报告更具体, 更有特定的意见。情况报告往往是就某 一突发情况, 某一问题或某一项工作、某一次会议的一部分事项 向上级提出报告。情况报告突出工作中的“情况”，工作报告则注重工作的“全过程”。
3.建议报告
建议性报告在下级机关就工作中的重大问题和事项, 专门向
上级机关提出建议时使用。这类报告的侧重点在今后工作的意见 和建议上 , 所以其性质与请示接近。所不同的是建议性的报告中 提出的意见是供上级机关参考和研究的建议, 而不是请求, 上级 机关对这些建议可以答复, 也可以不答复。因此, 建议性报告中叙述的问题和情况要切中利弊, 突出重点、要点, 建议意见要清晰明确, 不可事不分巨细, 意见不分大小, 都向上级机关提出报告, 以免上级机关分散精力或遗漏重要建议。建议性报告有时也随有关文件报送, 这类建议的正文就更简单, 只要说明报送理由即可, 建议的内容全部在有关文件中了。
报告或报告中的建议一经上级机关转发或批转, 就成了上级
机关的文件或意见, 具有相应的权威性和约束力。
4.答复报告
从内容上看, 也属于工作报告或情况报告。这类报告和前面介
绍的报告不同, 它是被动报告, 即答复上级的询问, 汇报有关情况, 答复内容要有针对性, 不能答非所问。
5.递送报告
这类报告在递送文件、物件时使用, 因是下级对上级行文,习
惯上用“报告”而不用“函”行文。它的写法较为简单, 写清楚报送材料（文件、物件）的名称、数量, 结尾用“请审阅”、“请收阅”收束。
（二）写法及要求
报告由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分组成。
1.标题
报告的标题, 通常只写事由和文种, 如《关于加强××建设的
报告》。也有的标题包括发文机关、事由和文种三部分。有的报告内容紧急,则在标题中的“报告”前冠以“紧急”字样。
2.主送机关
在标题下正文前顶格书写受文对象，一般是上级机关或业务主
管部门。
3.正文
各种报告的正文写法有所不同, 但一般都由报告目的、报告 内容和结尾三部分组成。开头说明报告的目的, 用“现将有关情
况报告如下”之类的惯用语过渡到下文。报告内容包括主要情况、存在问题、经验教训、今后打算等, 要根据不同种类的报告, 有所侧重。结束语的写法,综合性报告用“特此报告”,“以上报告当否, 请指示”等, 呈转性报告用“以上报告如无不妥, 请批转有关部门执行”等。
综合性报告如果是为了全面反映前一阶段工作情况和今后工 作意见, 则分为三部分。开头写前一阶段工作情况, 包括取得的成绩和存在的问题, 中间写基本经验和教训, 最后写今后的工作打算。如果侧重报告前一阶段工作情况, 可着重写工作进展情况, 主要做法, 取得的成效, 不一定要总结经验和教训, 今后打算要简要, 以免喧宾夺主。如果专门报告今后工作意见, 写前一阶段情况应概括简要, 着重写今后做什么, 如何做就可以了。
专题报告的正文, 如果是汇报工作的报告, 要写清工作完成 的情况, 取得的经验, 存在的问题和今后的意见。如果是反映某一事情的情况报告, 要写清情况发生的经过、性质、初步看法和处理意见。如果是答复报告, 根据所询问的内容, 把事情交待清楚就可以了。如果是报送文件、物件的报送报告, 则需写清报送缘由和报送的是什么。
呈转性报告一般多用于业务主管机关针对工作中存在的普遍 性问题或在一定范围内需要作出处理安排的事项向上级机关予以
汇报并提出意见, 请求上级机关以指示转发。这样的报告, 工作情况的叙述要简要, 重点是分析问题, 提出工作要求、意见和办法, 以便有关部门去做。这种报告一经上级机关批转, 便带有指示的性质, 受文机关须贯彻执行。
4.落款和日期
在正文后写上发文机关和日期。
二、答疑
（一）报告中只陈述事实就可以了吗
报告是陈述性公文, 以陈述事实为主, 注重用事实来说话,忌
讳大发议论。但这并不意味着报告这种文体从根本上排斥主观的、理论性的文字。在准确、真实地陈述事实的基础上, 报告还需要有综合分析性的文字。
报告的正文除了讲述事实之外, 还要总结工作中的经验教 训、找出规律性的东西、提出今后的工作设想。这部分文字就属于综合分析。缺少这些文字的报告, 不能算是好报告。因为这些文字的存在就表明公文的作者不是机械地、被动地完成上级交给的任务, 不是只注重现象而忽略本质、规律性的东西; 而是主动地、积极地参与工作, 对工作有自己的独立思考，体现了一种对工作认真负责并积极探索规律的态度, 这种理性的分析还有助于我们透过现象,
篇三：“特此通知”、“特此报告等_后面要不要加上“句号”
“特此通知”、“特此报告等_后面要不要加上“句号”
一些秘书写作教材提供的公文例文的结束语如"特此通知","特此通告","此复"等,有的 加了标点符号,有的没有加标点符号.笔者还特意到安徽师HTTP://m.CsMaYi.Cn/范大学档案馆查阅了一些公文,结 果也是这样.公文中的结束语是否使用标点符号,问题虽小但总应有一个明确的结论. 关于这个问题的两种观点第一种观点:不加标点符号.持这种观点的人认为,像"特此通 知"等公文中的结束语,不加标点符号是一种习惯,加上标点符号反而不美观,如公文标题和落 款之后都是不加标点符号的.第二种观点:加标点符号或不加标点符号都可以.为了弄清这个 问题,笔者专门请教了安徽师范大学文学院现代汉语教研室的蒋先生.蒋先生认为,从语言学 的角度看,公文中的结束语大都另起一行,由于不会产生歧义,因而使用或不使用标点符号都 可以.那么,公文中的结束语到底要不要加标点符号呢?笔者以为,公文的结束语之后应当使用 标点符号.=.为何要加标点符号根据笔者掌握的资料,目前还没有论着或论文对公文中的结束 语是否使用标点符号给出语言学习明确的结论.的确,这是一个容易被忽视的小问题,也是一 个看似简单却又难以说清楚的问题. 笔者认为,僻决这个问题可以借助现代汉语语法单位中的短语和句子这两个概念来加 HTTP://m.CSMAYI.CN/以说明.黄伯荣,廖序东主编的《现代汉语》指出:"短语是语义上和语法上都能搭配而没有句 调的一组词,是造句的备用单位.大多数短语可以加上句调成为句子.""句子是具有一个句调, 能够表达出一个相对完整的意思的语言单位."①句子与短语的主要区别在于是否有句调:句 子有句调,短语没有句调.那么,公文中的结束语如"特此通知"等究竟是短语还是句子呢?也许 有人会说,"结束语"就是"结束的短语".这并不能说明问题.若此."结束语"不也可以理解为"结 束秘书之友&;27 年第 3 期的语句"吗?吴新元先生将结束语明确地称为结语句:"公文中常用' 特此某某'一类结语句"②.这样就好理解了,既然是句子,自然要加上标点符号.对"特此请示,请 予批复"之类的结束语来说,由于是由两个分句构成的,"请予批复"之后自然要加标点符号.而 对"特此通知"这类结束语来说,作为公文正文的组成部分,它理应是一个单句,也应当使用标 点符号.很显然,如果公文正文中出现一个短语,反而与整个正文不相协调,给人以不伦不类的 感觉.这与公文标题和落款不使用标点符号不是一回事.因此,对公文结束语之后的标点符号, 既不能认为加了不美观就不加,也不能认为只要不产生歧义加或不加都无所谓.笔者还注意到, 有些公文,尤其是户外张贴的"通告",其结束语常使用黑体字,以示醒目,且不标注标点符号.这 一做法也是欠妥的.因为公文的结束语属于公文正文的内容,整个正文的字体应该保持一致.&; 国家行政机关公文格式&;对此有明确的规定. 公文中的结柬语应当使用什么标点符号公文中的结束语作为一个句子应当使用哪一 种句调呢?"拿语气为标准,句子可以分做四种.带有陈述语气句调的是陈述句,带有疑问语气 句调的是疑问句,带有祈使语气句调的是祈使旬,带有感叹语气句调的的是感叹句."③《现代 汉语词典》在解释"句子"这一词条时有这样的说明:"每个句子都有一定的语调(语调,有的表 述为句调,笔者注),表示陈述,疑问,祈使或感叹的语气.?6?7?6?7在书面上每个句子的末尾用句号, 问号或叹号."④对公文的结束语而言,在选择句调时首先可以排除的是问号,因为公文的结束 语不可能是提出问题的疑问句;其次可以排除叹号,因为公文结束语也不应当是带有浓厚感情 色彩的感叹句.公文的结束语一般不是陈述句就是祈使句.是陈述句的,如"特此通知"之后应 当使用句号.是祈使句的,如"请函复",笔者认为其后还是应该使用句号.尽管《现代汉语词典》 认为祈使句"在书面上,句末用句号或感叹号"⑤,但对行文机关来说,无论是平行
文的结束语 如"请函复",还是上行文的结束语如"特此请示,请予批复",在句末使用句号都比使用叹号好. 这里用的"请"字是礼貌用语,表达的是对主送机关的尊重,并没有也不能带有强烈的感情色彩. 如果使用叹号,那就是强烈要求主送机关复文,那样表达的就是"请马上回复","特此请示,请尽 快予以批复"等语气.这种带有催促甚至命令的语气显然是不适当的.即使公文的结束语是祈 使句,也要避免使用"立即","马上","即刻","尽快"等感情色彩浓厚的词汇,所以结束语之后使用 句号比较恰当.总之,公文中的结束语必须使用标点符号.当然,并不是所有的公文都一定要有 结束语,如中共中央,国务院的通知,由于正文中有"现将有关事项通知如下"之类的过渡语,为 了避免"通知"的重复使用,正文后就不再使用"特此通知"之类的结束语了.许多基层机关在公 文写作中往往习惯于使用结束语,以起到强调作用并作为正文结束的标志.这样做是可行的, 但千万别省略了句号.
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