人事档案管理现状与解决对策

人事档案管理现状与解决对策 本文关键词：档案管理，对策，现状，人事，解决

人事档案管理现状与解决对策 本文简介：摘要：随着我国人事制度改革的逐步深入，如何做好人事档案管理工作，充分发挥其在优化配置人力资源等方面的作用，成为人力资源管理者必须关注的问题。本文通过介绍企事业单位人事档案管理的情况，分析其中的不足之处，并提出完善人事档案管理工作的对策，以期为人事档案管理工作的顺利实施打下坚实的基础。关键词：企事业单

人事档案管理现状与解决对策 本文内容：

摘要：随着我国人事制度改革的逐步深入，如何做好人事档案管理工作，充分发挥其在优化配置人力资源等方面的作用，成为人力资源管理者必须关注的问题。本文通过介绍企事业单位人事档案管理的情况，分析其中的不足之处，并提出完善人事档案管理工作的对策，以期为人事档案管理工作的顺利实施打下坚实的基础。

关键词：企事业单位；人事档案；管理现状；解决对策

人事档案管理主要包含人事、劳资等部门在培养、选用人才活动中形成的材料，详细记录每个人在不同时期、不同阶段的发展情况。我国一直执行档案随人走制度，能够真实地反映个人经历、社会关系、工作业绩等方面的内容。而综合分析人事档案管理中各项问题，进一步健全人事档案管理制度，不仅能提升该单位人事档案管理水平，也能为企事业单位选拔人才、人员晋升等提供依据。

一、企事业单位人事档案管理现状

（一）人事档案管理意识淡薄

现阶段，企事业单位中普遍存在过于注重业务而忽视其他工作的情况，这会导致人事档案管理只处在档案收集、保存等应付状态中，只有少数单位把人事档案材料当作人才开发的重要依据。此外，传统管理观念会在一定程度上隐匿人事档案优势，使人事档案内各项信息并未在企事业单位发展及经济建设方面发挥自身独特的优势，不能满足新时期自身发展需求。加之，员工个人不重视人事档案的重要性，使各单位普遍存在虽有人事档案但没有人在的情况，这也会导致转正定级信息等重要档案的丢失。

（二）缺少现代化办公设备

由于人事档案管理中所用的设备过于落后，人事档案收集、编目等工作均由人工开展。加之人事档案存放空间设计不合理，对档案防潮、防火等设备建设不完善，基础设备不全面，导致纸质档案经多次查看、整理后发生严重的破损情况[1]。目前，大多数企事业单位档案管理欠缺相应的硬件设备，这就导致档案管理的不规范，甚至有些企事业单位档案室存在乱堆乱放的现象，这与现代档案管理理念严重脱节。由于档案的调阅和查访没有很好地应用现代化手段，从而影响了企事业单位档案管理的完整性和安全性。而在电子档案层面，因为缺少成熟的管理经验，且不具备完善的计算机设施，使档案信息未能完整地录入计算机中，导致人事档案现代化管理水平不高。

（三）档案管理人员综合素质不高

企事业单位从事档案管理的人员在理论知识、专业素养和文化程度上参差不齐，档案管理人员大都是从其他岗位上转岗而来，档案管理专业出身的人员少之又少[2]。即便是出身于档案专业人员，其专业知识也比较老化，知识面较为狭窄，知识结构并不合理，学历也比较低，思想观念以及管理水平都比较滞后，难以与新形势下档案管理事业发展相适应。

（四）人事档案管理机制落后

我国人事档案管理长时期沿用“计划管理”为主的管理形式，这种管理方法缺少灵活性，一切以计划为主，这种制度已无法适应新时期人事档案管理工作发展步伐。随着科技的进步和社会的发展，人事档案管理工作也发生了一些改变，各地企事业单位在对人事档案管理中，由于不具备统一的管理标准以及模式，就只能够按照自己的理解和实践经验来管理，从而导致档案管理不完善。加之，有些单位为留住人才，出现扣留档案的情况，这为新录入单位在人事审核、审批过程中带来诸多不便。加之，企事业单位未制定完善的人事档案管理制度，在日常工作中档案管理制度并未落实到位，缺少有效的管理、奖惩及考核机制，这也会在不同程度上降低人事档案管理的效率和效果[3]。

二、优化人事档案管理的对策

（一）提升人事档案管理意识

大力宣传《档案法》，确保各单位管理人员认识到人事档案工作的重要性。虽然人事档案仅是企事业单位业务管理中的辅助内容，但却是这些管理层制定决定的依据，也是这些单位引入优秀人才的信息源，能保障企事业单位档案管理工作的顺利开展。此外，企事业单位也要积极配合人事档案管理人员做好档案管理工作，进一步提升人事档案管理质量。员工如果想获得提拔、调动的机会，必须依赖全面的档案给予支撑。因此，要进一步提升所有员工的归档自觉性和归档意识。同时，人事档案管理者也应具备较强的法律意识，确保档案管理有法可依，并使管理者树立服务意识，完善已有的服务方法，进而满足社会主义市场经济的发展需求[4]。

（二）配置完善的档案管理设备

新时期，企事业单位要加大在人事档案管理方面的资金投入，全面引进现代化的设备和技术，配置人事档案管理所需的现代化设备，促使其满足新时期档案管理工作的需求。一是配备完善的档案管理现代化设施，比如为人事档案库房配置所需的除湿、除虫等设备。此外，还必须设计相应的防盗、防火等自动监控或报警设施，利用现代化管理设备和技术满足新时期档案管理需求。二是运用现代化手段管理人事档案信息，也就是依托计算机开展各项管理工作。此外，企事业单位应建立本企业的人才信息数据库，不但有利于档案管理者开展各项档案管理工作，也使档案管理工作呈现科学化及信息化的特征。

（三）提高档案管理人员的素养

档案管理人员是人事档案管理的执行者和操作者，其对档案管理工作的质量具有一定的影响。因此，企事业单位要采用多元化的方法，不断提升档案管理人员的综合素质。例如，组织老员工学习现代化设备，针对新型档案管理设备进行相关的培训，提升其工作技能。此外，还可以建立相关的激励机制，鼓励人事档案管理人员对自身素质提升，以保证工作的发展需求，更好地为档案管理工作服务。

（四）完善人事档案管理制度

企事业单位人事部门要加大对人事档案管理的重视度，制定并逐步完善已有的管理制度，包含人事档案管理制度、收集制度、保密制度等内容，不仅要依据规章办事，也要认真执行各项制度的要求，使得人事档案管理工作向着更规范的方向发展。综上所述，完整的人事档案资料不仅是企业事业单位优良文化的体现，也能够反映该单位人事档案管理水平，对企事业单位选拔人才、正确决策等方面发挥着重要作用。为进一步加强企事业单位档案管理的有效性，相关管理部门应积极应用新技术、新方法，积极创新，确保人事档案管理工作得以全面、有效地开展。

参考文献：

[1]孙丽媛.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].管理观察，2015（34）：49-50.

[2]冯艳.事业单位人事档案管理现状与对策[J].档案管理，2015（2）：87-88.

[3]李晓婷.我国人事档案管理的现状及对策探析[J].人力资源管理，2014（1）：163-164.

[4]李婷，王野.新时期人事档案管理发展趋势与对策[J].办公室业务，2016（5）：152.

作者：刘敏 单位：龙沙公园

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