电子档案在公园档案管理的现况

电子档案在公园档案管理的现况 本文关键词：现况，档案管理，公园，档案，电子

电子档案在公园档案管理的现况 本文简介：【摘要】电子档案在公园档案管理中还存在一定的问题，比如缺乏相关专业人才，造成其组成结构简单且服务内容单一。因此，在公园档案管理中引入电子档案这种管理形式，有助于制定公园档案管理的整体规划，加强公园档案管理的保密性，提高公园档案的服务功能。【关键词】电子档案；公园管理；服务功能在城市公园的运营维护过程

电子档案在公园档案管理的现况 本文内容：

【摘要】电子档案在公园档案管理中还存在一定的问题，比如缺乏相关专业人才，造成其组成结构简单且服务内容单一。因此，在公园档案管理中引入电子档案这种管理形式，有助于制定公园档案管理的整体规划，加强公园档案管理的保密性，提高公园档案的服务功能。

【关键词】电子档案；公园管理；服务功能

在城市公园的运营维护过程中，档案资料是依附于行政管理以及相关信息资源的自然产物，它真实记录了公园的历史发展轨迹、自然面貌和人工建筑，是开展公园管理和相关市场活动的珍贵资料。借助于信息时代的飞速发展，电子档案在整个公园档案资料中所占的比例越来越大，深入研究电子档案在公园档案管理中的价值，有助于改善公园档案管理的现状，提高公园档案管理工作的服务质量和运营水平。

一、电子档案在公园档案管理中的现状分析

（一）公园档案在电子档案管理方面缺乏专业人才。作为国家特色的行政管理部门，公园受到事业编制和部门人数的限制，仅仅局限于传统公园档案管理形式，不能迎合电子档案管理的需要配置相关专业人才，缺乏科学有效的整体规划，是电子档案在公园档案管理中遇到的突出问题。而且有些公园的档案管理具有一定的涉密性，它需要电子档案管理人员必须具有扎实的档案管理能力、信息系统操作能力和安全责任意识，对于电子档案管理人员的综合素质提出了非常高的要求，需要切实加强公园电子档案管理的整体规划和相关人员的专业培训。

（二）电子档案在公园档案管理中的特点不突出。作为信息时代的产物，公园电子档案具有鲜明的多样性、广泛性和针对性，对于公园整体的软、硬件和网络都提出了非常高的要求，需要公园档案部门深入结合公园工作特色和电子档案的信息特点，开展有针对性的公园电子档案系统建设。但是，我国很多公园档案管理还停留在传统的档案袋阶段，只是将电子档案作为辅助工具，没有配套完善的档案信息管理系统，导致公园档案中的文字、图表、录像带不能有效转化成数字化资料，不能突出电子档案在信息资料搜集、整理和使用中的突出特点。

（三）电子档案的组成结构简单且服务形式单一。在我国已经开展的公园电子档案管理中，很多公园的数字化资料仅仅停留在文书档案、花木档案、文物档案和建筑档案的搜集整理，忽略了对于古建筑档案、会计档案、线路管理档案、名人档案的数字化建档，或者将很多档案资料混为一谈，这种组成结构的简单化操作容易导致公园电子档案的信息化质量和进程严重受阻，从而造成服务形式的单一。需要我们的公园档案管理部门结合自身需求，积极采取定向培养或者在职培训的形式，有效优化公园电子档案的管理内容和服务水平。

二、电子档案在公园档案管理中的价值探究

（一）构建科学有效的整体规划。在公园档案管理中引入电子档案管理形式，有助于构建公园电子档案管理系统，它是提高公园档案信息管理质量和综合服务水平的重要依据，真正实现公园档案管理的整体规划和阶段性建设工作。因此，在公园档案管理工作中，档案部门主管领导和相关管理人员应该认真研究公园的信息特点和管理需要，有效制定公园电子档案管理的阶段性计划和长期计划，真正保证将公园档案管理纳入庞大而系统的网络信息管理系统中，促进电子档案有效地辅助公园档案管理工作。另外，在开展公园电子档案的整体规划过程中，需要认真研究公园电子档案管理系统的运转情况，需要根据公园档案管理的实际需要，结合公园管理工作中的实际现状及时调整，不断调整电子档案的发展空间。

（二）有助公园档案管理的保密性。作为政府建设并经营的行政管理部门和供公民游玩的公共场所，公园档案资料具有一定的涉密性和排他性，需要切实做好保密工作。通过在公园档案管理中构建电子档案管理形式，相对于传统的纸质档案资料，可以大大节省工作人员和需求者查询档案信息及翻阅档案资料的时间，真正保证涉密的档案资料不会被无关人员翻阅和掌握，它可以在很大程度上优化涉密档案资料的保存和查阅工作，有助于公园档案资料的涉密级别设置和相关保密工作。在实际管理过程中，公园电子档案管理系统需要做到专人专管，设定系统管理员和各个级别工作人员的有效权限，真正做到管理人员和使用人员的独立账户和密码，做好公园档案管理系统的相关培训工作。

（三）提高公园档案的服务功能。加强公园档案管理有助于提高公园档案的开放利用水平，真正体现公园档案的使用价值和服务功能。因此，在公园档案管理中引入电子档案管理形式，可以密切结合公园档案管理工作的特点，建立起基于卷宗目录、归档目录和全引目录的公园档案检索系统，它能够推动建立起公园档案借阅登记制度和调阅使用登记制度，真正保证公园档案能够服务于公园行政管理和日常运营维护，有效记录公园的历史演变和文化特色，为单位各部门提供相关资料的查阅服务，极大地简化了公园档案的服务步骤，提高了工作的效率，真正为公园的各项园区服务工作和旅游接待工作提供了信息保障和文化展示，有助于打造具有本土文化特色的公园旅游品牌。

三、总结

当前，公园建设发展给公园档案管理提出了很多的挑战。在公园经营维护中，公园档案管理发挥着不可或缺的重要作用，电子档案作为档案管理的新鲜事物，能够有效整合档案管理内容和优化档案管理效率，真实反映公园的经营状况和管理水平，在公园档案管理中发挥着重要的价值。

【参考文献】

[1]阚娟.浅谈档案管理中的电子档案管理[J].办公室业务,2017(10).

[2]张震宁.电子档案管理方法探讨[J].城建档案,2017(06).

作者：毕丽红 单位：四平市南湖公园经营管理处

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