篇一:公文写作与处理规范
公文写作与处理规范
一、 现行公文规范与国家标准简介
二、公文特点
(一)具有法定作者
依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的社会组织及其法定代表人可制发正式公文。
1.包括三种形式:
机关名义????对外行具有法律效力的正式文件(独立民事行为能力主体)?°四川省石油管理局文件?±
发往政府相关部门的文件
向系统内上级单位的行文 需要下级单位责任领导认定,体现了隶属关系和对上级的尊重
影响重大、涉及全面工作的文件 规范、制度,提升权威性便于基层单位执行
②机关某组织单位名义????
某厅所属的二级单位
中国科学院直属的各事业单位
××集团公司所辖22个子公司、7个分公司、3个托管单位的名义行文(按有关规定行不同性质的公文)
③公司法定代表人名义????以局长、校长、公司董事长、总经理的名义签署行文
(1 ) 正式行文--非正式行文
【案例】××市人民政府关于??的通知
【案例】教育部发展规划司关于××大学申办二级学院的复函
按照有关规定,政策性、规范性公文以及审批性公文应正式行文。
(2)对内行文--对外行文
【案例】××集团公司WTO规则学习培训计划
【案例】××集团公司关于印发WTO规则学习培训计划的通知
当前关于“对外行文”的两种理解
--向本部门机关以外的其他机关(包括本系统)行文以及审批下达事项;
【案例】××市工商局向下级某县工商局行文
--向公民、法人和其他组织等行政管理相对人行文。
【案例】××市工商局向本市某特大型工商企业行文
(3)直接行文????间接行文
【案例】××××关于拨款修建××中心的请示
【案例】××××集团公司转发四川省建设银行关于××××的通知的通知
(4)单独行文--联合行文
【案例】××公司关于表彰现场工程师×××的通报
【案例】锦城区城市规划局锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告
(5)职权行文与授权行文
授权其办公室行文。
授权其部门行文--多为答复下级机关的请示。
【例】 国务院
“经国务院同意(批准)”
谁授权、谁签发。
上海市人民政府 卫生部
关于XX问题的请示 关于XX问题的复函
(二) 具有法定的权威和效用
1. 公文的现实执行效用、现行效用、时效(体现执行性、凭证性)
2.现行效用的空间(地域、职权)效力范围
超越职权范围行文的几种情况:
一是制发者超出职权范围行文: 工商局行公安局职权范围的文件;内设机构对外正式行文
二是公文内容超出职权范围:下级机关越权制定实施细则
3.现行效用的时间效力范围
(1)公文生效时间
即时生效(一般公文、内容敏感的规范性文件)
【案例】?°文到之日起执行?±; ?°自发布之日起执行?±。
定时生效(一般规范性文件)
【案例】行政法规按规定一个月以后生效。
(2)公文终止生效时间及条件(变为历史文件)
内容已经执行(有效期届满,明示废止)
内容过时,新文件代替旧文件(默示废止)
被调整的社会关系或制发机关不复存在(且无新机关接替其职能)
废止文件培训资料/课件/课件/司法部废止2000以前规范性文件目录.案例
(3) 公文的溯及力
一般公文可以规定溯及力
规范性文件比照 ?°法律不溯及既往?± 原则不应该规定溯及力。(我国税务系统的规范性文件明文规定不得规定溯及力)
4. 公文的效力等级
发文机关地位越高,公文效力等级也越高;
在同一主体制发的公文中,按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文;
同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照?±新法优于旧法?±原则;同一发文机关制发的公文,通常特殊性公文的效力优于一般性公文,即?±特殊优于一般?±;
授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。
(三) 具备特定体式
体式文体 :文件的表达形式
格式 约定俗成的格式
法定的标准格式
三、公文分类
--从不同角度了解公文常识
(一) 按形成、使用领域,分为通用公文(正式、内部)和专用公文。
1.正式通用公文 各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。
(1)《 办法》规定正式行政公文文种13种,如通知、请示、报告等;
(2)《 条例》党的各级机关正式通用文种14种。
(3)有的正式通用文种在企业不能使用,如命令、公告等。
2.内部通用公文 机关内部通行使用,具有复杂性、内部性和灵活性。包括
(1)规章制度类文件(规范性文件):办法、规定、章程、制度、规则、须知、规程、守则、准则、标准等
(2)会议类文件:会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程议程等
(3)计划与信息反馈类文件:计划类、调查报告、签报信息、简报、总结等
(4)其他事务类文件:各类书信、条据、礼仪文书等。
3.专用公文 专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文,具有专门性和限制性。
如外交文件(国书、照会)、外事文件(外事函件、外事专用批文)、纪检监察文件、财务文件(发票、帐簿、报表)、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件(处罚决定书)、人事工作文件(各类登记表)??
(二)从物质载体的角度分类分为四种
1.纸质文书--
2.感光介质文件--以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文件,如照片、影片、缩微胶片等文件。
3.磁介质文件--以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件,如录音录象文件、磁盘文件等。
4.电子文件--借助计算机生成、传输和处理的文件。
(三)按涉密程度
GB/T 7156-2003《文献保密等级代码与标识》 分为五种
国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。
绝密级 涉及国家核心秘密的公文。
机密级 涉及重要国家秘密的公文。
秘密级 涉及一般国家秘密的公文。
限制级 限制在一定的时间和空间范围阅读使用的公文。
公开级 可对国内国外公布的公文。
(四)按行文(传递)方向分为上行文、平行文和下行文。
机关之间工作关系的划分:
根据工作关系产生的行文关系 1、2 是上行文或下行文关系;3、4是平行文关系。
除此之外,还有综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系等。
(五)按来源分类
分为收文、发文(内部、对外)
(六)按办理要求分类
分为阅知件(阅件)培训资料/课件/课件/审计署精简纸质文件方案阅办件(办件)
(七)按公文稿本分类
分为:草稿、定稿、正本、存本、副本等.
(试行本、暂行本)
(草案) (不同文字文本) (复制件)
草 稿 定 稿 正 本副 本
副 本(复本)
公文主要文稿和文本:
1. 草稿--非正式、无效力。(征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿)
2. 定稿--履行法定生效程序的最后完成稿,具有正式公文的法定效用,具有签发或会议批准标志。(原稿、底稿)
3. 正本-- 具有法定效用的正式文本,主送件。格式规范,具有生效标志。(试行本、暂行本、修订本、不同文字文本 )
4. 副本-- 正本的复份或复制本(抄送件、传阅件、存本)
(八) 按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、会议文件等。
按制发机关的性质,分为人大公文、军队机关公文、政府公文、党的公文、企事业公文 、群团行业组织公文、法院机关公文、检察院机关公文等。各有规范,趋向统一。
主要法规规章和其他规范性文件
宪法--基本法律--一般法律--行政法规(条例、规定和办法)--地方性法规(省级人大及其常委会制定发布)--规章(含国务院部门、地方政府规章,使用规定和办法、细则)--行政措施(行政规范性文件、其他公文文种)--其他规章制度
规范性文件的效力等级
【重点提示】
1.制发公文不能违反国家法律法规规章以及其他规范性文件的有关规定。一些“红头文件”在制定过程中存在着制定主体、制定程序和规范事项上的“三乱”现象,权力机关和上级机关对之采取的监督手段又是“事后备案”制,缺乏应有的硬度,很容易造成与法律“撞车”的现象,同时也不可避免地产生“政府权力部门化、部门权力利益化”的倾向。
2.注意法规、规章与其他行政规范性文件
的区别
效力大小不同
制发主体不同
制发程序不同
使用的文种不同
“条例”只能用于法规(党内的条例例外)
3.何谓行政规范性文件
--亦称行政机关规范性文件(俗称红头文件),是各类行政机关为实施国家法律、法规、规章,贯彻执行国家政策和履行行政管理职能,在法定权限内制定,不与法律法规规章相抵触,具有普遍约束力的决定、制度、规定、办法等行政文件。
--是行政机关实施法律法规、履行行政管理职能的一种重要载体和方式。--具有以下特点:
(1)制发主体的广泛性(2)效力的多层级性与从属性(3)具有相应的规
范性和强制性(行政责任追究)(4)具有普遍约束力(5)可以反复适用。相关法律法规和规章
中华人民共和国立法法
中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法行政法规制定程序条例
规章制定程序条例
当前各级政府在出台公文处理实施办法的同时,也出台关于行政规范性文件的规定。
广州市行政规范性文件管理规定(政府令[2003]第11号2004年4月1日起施行)
上海市行政规范性文件制定和备案规定(政府令第18号 2004年5月1日起施行)
四、常用用公文写作
--文种适用范围
--基本结构
--正误点评
--案例分析
补充:规范性文件的写作
(一)决定
对重要事项做出决策和安排。 奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
(二)通知
适用范围
发布党内法规
任免干部
传达上级机关的指示
批转下级机关的公文
转发上级机关和不相隶属机关的公文
要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项
《××行政学院关于举办××培训班的通知》
(事务性通知:临时沟通、会议通知、启事性通知)
(三)通报
(1)适用范围
表彰先进
批评错误
传达重要精神或交流情况(一般不具备指挥性)
《××通报》往往用于印发会议文件、调研材料、领导重要讲话等内部文件。通报类公文写作模式
(四)报告
适用范围
向上级机关汇报工作(例行 专此报告)
反映情况(偶发 专此报告)
答复上级机关的询问
提出建议(行政公文一般用意见)
篇二:公文写作与处理
公 文 写 作 要 点
一、公文
1、涵义:公文是党政机关处理党务政务,人民团体和企事业单位处理行政事务所使用的正式文字材料。
2、作用:(1)发布和传达机关决策的载体。(2)强制或指导对决策贯彻执行的工具。(3)工作依据和检查的凭据。(4)公务联系的纽带。(5)宣传教育的手段。
3、特点:(1)内容上鲜明的政治性和政策性。(2)效能上的权威性和行政约束力。(3)形式上的程式化规范化。(4)使用上的一定范围和时限。(5)文风上的准确与庄重。
4、公文处理:是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
二、公文写作要求
1、具有合法性,即符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规以及有关规定。
2、实事求是,讲究实效。从实际出发,要有明确的目的性与针对性,反对文牍主义、形式主义;要有真实性、可行性。注重时效。
3、主题明确,结构完整,格式规范。
4、用语庄重、严谨、简明、通顺、平实。
三、公文缮写要求
1、序码
拟写公文按规定最常用的有四层序码:第一层:一、二、
三、......;第二层:(一)(二)(三)......;第三层是1.2.3.......;第四层是(1)(2)(3)...... 。不足四层的从中- 0 -
选用。
2、数字
《国家行政机关公文处理办法》中规定:“公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码”。
公历世纪、年代、年、月、日和时刻,应当使用阿拉伯数字;年份不能简写,如1999年不能写成99年。公文成文时间:行政机关公文用汉字书写,党的机关公文用阿拉伯数字书写。
3、公文缮写必须用蓝黑或碳素墨水、墨汁,不能用铅笔或圆珠笔。
四、 公文的种类及写作 (注:带*者为特有)
根据《国家行政机关公文处理办法》(国发?2000?23号)规定,国家行政机关公文种类有13种:*命令(令)、*议案、*公告、*通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
根据《中国共产党机关公文处理条例》(中办发[1996] 14号)规定,党的机关公文种类共有14种:*决议、*指示、* 公报、*条例、*规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
第一,党的机关和国家行政机关共有的文种有以下九种(以下各类公文概念均以《中国共产党机关公文处理条例》为据)
(一)通知:
1、功用:
- 1 -
用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
2、分类:
(1)批转通知:是指上级机关对下级机关的具有普遍指导意义的公文,可连同原文用批转性通知下发,用于指导下属单位的工作。如1997年2月27日《国务院批转财政部关于加强国营企业财物监督意见的通知》。
(2)转发通知:指下级机关对于上级机关和不相隶属机关的具有指导和参考作用的公文,可连同原文用转发性通知下发。如2000年4月12日《北京市人民政府转发国务院关于北京土地利用总体规划批复的通知》。
(3)传达通知:用以传达要求下级机办理和需要有关单位周知或执行的事项。如印发规章制度、要求下级周知或办理、会议通知等。
(4)任免通知:指上级机关的有关任免事项需要下级机关知晓,用任免性通知。
注意:批转、转发、印发的区别。
3、写作:
(1)标题和主送机关:标题由发文机关、事由、文种三部分组成。也可只标文种;主送机关在标题下、正文前顶格写受文单位或个人。
(2)正文:由通知缘由、通知事项、执行要求三部分组成。 通知缘由:写通知事项的依据、背景、根据、目的、意义等。 通知事项:是通知的主体部分,所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等,都要在这部分有条理地组织。- 2 -
内容复杂的多用条款式。
执行要求:发布指示、安排工作的通知,可在结尾处提出贯彻的有关要求。
(3)结尾:写发文单位和日期。
(二)通报
1、功用:用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
2、分类:
(1)表彰性通报:用于对先进人物、先进事迹进行表扬,推广经验、树立学习的榜样,激励人们的工作热情和积极性的一种下行公文。如《共青团中央关于表彰***英勇救险事迹的通报》。
(2)批评性通报:党政机关为批评某种严重错误或带有普遍性的不良风气与行为而使用的一种公文。如《中央纪律检查委员会关于严肃处理党员干部中的违法乱纪案件的通报》
(3)传达性通报:通过传达重要情况,指出当前某项工作中出现的带有倾向性问题,以引起有关方面的警惕。如《**省人民政府办公厅关于今年一至六月份全省物价情况的通报》。
3、写作:
(1)标题和主送单位:标题由发文机关、事由、文种三部分组成;通报一般都有主送单位,少数普发性通报可不写主送单位。
(2)正文:
通报正文写作方式有两种:直述式和转述式。
直述式通报:是发文机关直接叙述所通报的事实并加以评析和提出要求的写法。一般包括通报事由、事由评析、处理意
- 3 -
见三部分。开头按一定的顺序把通报的事实写清楚,可按人物、时间、地点、情节或过程、结果和影响的顺序来写。接着对事实进行分析、评论,揭示其实质,阐述意义,指出应该学习或吸取教训之处。最后是发文机关对事件或人物作出的决定、要求和采取的措施、规定。
转述式通报:是通过转发其他机关的通报或报告并加以评析和提出要求的写法。这种写法因带有附件,正文中不必直接详细叙述所要通报的事实,开头交代转发的文件名称,对事实加以分析、评论,然后说明转发的目的,提出要求。
(3)结尾:写发文单位和日期。
(三)报告
1、功用:用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的询问。
注意:上级对下级的“报告”可以不予批示,因此“报告”中不得夹带请示事项。
2、分类:
(1)工作报告:用于向上级机关汇报例行工作或临时性工作情况时使用。
(2)情况报告:用于向上级机关汇报工作中发生或发现的某些情况和问题时使用。
(3)答复报告:答复上级询问事项,汇报有关情况。
(4)递送报告:用于向上级机关递送文件、物件时使用。写清楚报送材料(文件、物件)的名称、数量及有关情况即可。结尾用“请审阅”、“请收阅”等结束。
3、写作:
(1)标题和主送机关:通常只写事由和文种,也有的加上- 4 -