Excel在小微企业进销存管理中的应用

Excel在小微企业进销存管理中的应用 本文关键词：进销存管理，小微，企业，Excel

Excel在小微企业进销存管理中的应用 本文简介：【摘要】目前，小微企业占全国企业总量的比重越来越大，已成为社会经济的重要组成部分，但受规模、资金及人员素质等因素影响，日常经营管理混乱，信息化普及程度不高，工作效率低，负担重。Excel功能强、操作易、成本低，无疑是进销存管理的有效工具。文章以一小型商业企业为例，详细介绍了借助Excel进行进销存管

Excel在小微企业进销存管理中的应用 本文内容：

　　【摘 要】 目前，小微企业占全国企业总量的比重越来越大，已成为社会经济的重要组成部分，但受规模、资金及人员素质等因素影响，日常经营管理混乱，信息化普及程度不高，工作效率低，负担重。Excel功能强、操作易、成本低，无疑是进销存管理的有效工具。文章以一小型商业企业为例，详细介绍了借助Excel进行进销存管理的流程，以期对小微企业经营者有所帮助。
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　　【关键词】 小微企业； Excel； 进销存管理
　　小微企业是目前我国社会经济中颇具活力的部分，对国民经济发展作出了重大贡献，在科技创新、增加就业等方面都有重要意义。但是相比大型企业的成熟完善，小微企业在日常业务管理、人员配置和资金方面有着较大差距。缺乏信息化支持、工作效率低下，制约了小微企业的进一步发展。
　　进销存业务是日常经营活动的核心，也是财务管理中的基础管理。小型商业企业进销存业务频繁，盈利能力较弱且少有专业财会人员，往往无力购买专用进销存软件，即便购买也多因业务流程简单而使软件功能闲置。运用Excel设计进销存管理系统，可轻松实现成本、收入、库存及往来业务的控制和管理，不但可以提高财务人员的工作效率，更有利于节约管理成本，提高经济效益。
　　进销存管理主要是对日常经营最基本的采购、销售、入库出库（库存管理）等业务流程的管理，即：进货时存货增加，数量、金额及付款信息要在记录进货单和付款单后同步传递到盘存和货款收付结存表中，更新存货的结存数量、金额及付款数据；销售时存货减少，数量、金额及收款信息亦在记录销售单和收款单后传递到盘存和货款收付结存表中更新相关数据。若要实现不同表单中相关数据的自动传递与更新，需建立数据链接，包括具有相同数据内容的表格和存在关联数据的表格。
　　以本市丰盈公司为例，这是一家小型副食批发零售企业，商品品种多，价值不高，进销存业务繁琐。运用Excel建立进销存管理信息系统，主要包括基本单据：进货单、销售单、付款单、收款单；盘存单据：商品盘存单和款项收付结存表。
　　一、建立基本单据：进货单、销售单、付款单、收款单
　　选择新工作簿，命名为“进销存”，并将Sheet1重命名为“进货单”，部分数据如图1所示：
　　其中，“金额”栏目需设定公式为数量与单价的乘积，即“D2×E2”。
　　然后选择Sheet2重命名为“销售单”，内容含“售出日期”、“商品”、“客户”、“数量”、“单价”、“金额”，录入业务数据。“金额”公式亦为数量与单价的乘积，图略。
　　依次建立“付款单”、“收款单”，录入数据，“付款单”如图2所示（“收款单”图略）：
　　二、建立盘存单据：商品盘存单、款项收付结存表
　　（一）商品盘存单
　　在收款单后插入新工作表，建立商品盘存单，主要包括各商品期初库存数量与金额、本期收入数量与本期发出数量、本期结存数量与金额等内容。
　　1.期初结存数量与金额为上期期末结存数量与金额。如上期未使用Excel建立进销存电子账，只需将手工数据直接录入到本期表格中；上期已建立进销存电子账，则运用跨表引用功能，在目标单元格中输入等号，选择上期数据所在单元格地址后按回车键完成录入即可。
　　2.本期入库数量为本期采购某一商品数量之和。在已建立的进货单中，本期所采购商品的品名和数量已经按时间顺序依次录入，我们只需将同名商品各次采购的数量加总求和填入目标单元格。运用SUMIF函数可完成此项操作。SUMIF函数的功能是根据指定条件对若干单元格求和。语法为：SUMIF（range，criteria，sum_range）。其中Range为用于条件判断的单元格区域；Criteria为确定哪些单元格将被相加求和的条件；Sum_range是需要求和的实际单元格。
　　以商品“牛奶”为例，判定条件Criteria为盘存单中B1单元格“牛奶”，其用于条件判断的单元格区域Range位于进货单中“商品”所在的B列第2行起至150行（实际工作中，事先设置公式时不能确定本月究竟会发生多少业务，为使公式能够充分发挥作用，我们预留足够多的空间来填列日后的经济业务）。需要求和的实际单元格区域Sum_range为进货单中各商品同期所有采购数量D列第2行起至150行，和条件判断单元格区域Range的行数范围保持一致。根据需要，对条件判断区域Range和求和区域Sum_range运用绝对引用，由于公式要使用自动填充功能向右拖动，因而条件Criteria选择使用相对引用（如图3所示）。
　　3.某商品本期出库数量为本期售出数量之和。在销售单中，本期所售商品的品名和数量已按时间顺序录入，在此只需将同名商品各次销售的数量加总求和。方法同“本期入库数量”，将条件判断的单元格区域Range和需要求和的实际单元格区Sum_range源数据变更为“销售单”即可。
　　4.本期结存数量公式设计比较简单，应为期初结存+本期入库-本期出库，即B2+B4-B5。
　　为确保有足够的库存来满足订单需求，要及时预警提示进货补充，可通过条件格式的设定来完成。本例中，当商品结存数量小于20时，以红色显示提示进货。选中要添加条件格式的“本期结存数量”所在单元格区域，在格式菜单上单击“条件格式”命令，录入条件“单元格数值<20”，添加条件格式使字体变为红色。此时可发现，商品“方便面”、“醋”以红色显示，提示进货（如图3所示）。
　　5.加权平均采购价格是以库存商品的数量为权数来平均计算其单位成本，并以此作为发出商品的计价标准，一般于月末计算。计算公式为：加权平均采购价格=（月初结存商品实际成本+本月入库商品实际成本）/（月初结存商品数量+本月入库商品数量）=（B3+本月入库商品实际成本）/（B2+B4）。其中本月入库实际成本以进货单为数据源，运用SUMIF函数，条件判断的单元格区域Range为进货单中“商品”所在列，判定条件Criteria为图3盘存单中B1单元格“牛奶”，需要求和的实际单元格区域Sum_range为进货单中“金额”所在列。然后结合表中已计算好的期初成本、期初数量、本期入库数量完成加权平均采购价格计算，公式为：（B3+SUMIF（进货单！$B$2：$B$150，B1，进货单！$F$2：$F$150））/（B2+B4）。
　　6.结存商品实际成本=结存商品数量×加权平均单位成本，即B6×B7。
　　（二）款项收付结存表
　　插入新工作表，命名为“收付结存”，建立应付、应收余额表。应付款余额计算公式为进货单中某商品全部采购应付金额-付款单中该商品已付款金额。计算全部应付金额时，判定条件Criteria为B1单元格中的供应商名称，其用于条件判断的单元格区域Range位于进货单中“供应商”所在的C列第2行起至150行。需要求和的实际单元格区域Sum_range为进货单中各商品同期所有采购金额F列第2行起至150行。计算已付款金额时，判定条件Criteria为B1单元格中的供应商名称，其用于条件判断的单元格区域Range位于付款单中“供应商”所在的A列第2行起至150行。需要求和的实际单元格区域Sum_range为付款单中已付款金额C列第2行起至150行，如图4所示（应收款计算方法与此同，只是将数据源换为销售单和收款单，不再赘述）。
　　建好某月的进销存管理工作簿后，如果商品名称、长期往来客户和供应商等没有发生变化，可在此基础上备份后清空进货单、销售单、收款单、付款单数据，保留公式相对复杂的盘存单和收付结存表，直接利用。如果变动，稍作修改使所有单据中对应项目保持一致即可。
　　由此可见，运用Excel进行日常进销存管理，高效、严谨，易于操作掌握，对于资金和规模有限、专业人员匮乏甚至身兼数职的小微企业来说，无疑是减轻负担、降低管理成本、提高管理质量、增强企业竞争力的有效途径。
　　【参考文献】
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　　[2]陈维.基于Excel的进销存管理系统的实现[J].电脑开发与应用，2010（1）.
　　[3]郭德贵.Excel在财会中应用的现状、问题及对策研究[C].第十届全国会计信息化年会论文集，2011.
　　[4]王顺金.基于Excel的进销存商贸软件的设计[C].2011年全国电子信息技术与应用学术会议论文集，2011.

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