市档案局档案安全情况自查报告

市档案局档案安全情况自查报告

　　档案是党和国家的保贵财富，是不可再生资源，档案安全是档案工作的重中之重。多年来，我们始终牢记“为国管档”的使命，坚持“安全第一，预防为主”的原则，争创条件，努力构筑人防物防技防的防控体系。根据省档案局《关于开展全省国家综合档案馆安全大检查活动的通知》精神，近期我们组织专班对照检查内容，逐项自查，及时整改。现就我馆安全工作汇报如下：

　　一、立足实际，加强安全教育

　　保管档案是档案馆重要的职能之一，维护档案的完整与安全既是档案工作的基本要求，更是档案工作者的天职。近年来，我们认真贯彻落实省、荆州市局关于档案安全工作的文件精神，扎实有效地开展了一系列宣传教育活动。xxx年11月，组织部分干部到市消防大队参加消防知识学习;xxxx年11月7日，我局参加了市政府行政中心组织的以“预设大楼发生火灾时人员紧急疏散”为内容的人防演练;xxxx年11月9日，我们以 “119”消防宣传周为重点，在办公区悬挂横幅、张贴标语、开辟专栏，印发资料，同时组织干部学习《消防法》、《保密法》、《档案法》等有关法律法规，观看安全教育宣传片，前不久，我们邀请市安监局人员来我馆进行业务讲座。通过上述活动，进一步增强全员档案安全意识，丰富安全知识，掌握基本技能，提高防范能力。

　　二、争取领导，不断加大投入

　　一是争取市领导重视档案安全工作。由于我们积极呼吁，档案馆严重受

　　损的事实引起了市领导的高度重视。2005年9月，市委常委讨论并通过了xx档案局(馆)入住市行政服务中心大楼迁址计划，2007年5月，市政府常务工作会议在研究讨论档案馆搬迁预案时明确要求，要确保档案在搬迁过程中的完整与安全，必要时请公安、武警消防部门给予大力支持。同年8月在全市维稳工作会议上，档案馆被列入全市重点保护单位，xxxx年11月25日，市政协副主席xxx同志率政协委员来我局调研时强调：要保证档案史志资料完整，保安全促便捷利用，xxxx年3月，我们收到省局关于档案安全检查的通知后，及时向分管市长汇报，得到了应有的支持，5月下旬，在申报中西部综合档案馆舍建设项目的时候，市委常委、常务副市长xx召开专门协调会，并亲自带队择址，尽力促成该项目建设用地与配套资金得以落实。二是我局党组一班人也十分重视档案安全工作。不仅将档案安全工作用专门条款列入了《xx市档案局档案工作十一·五规划》，而且每年研究年度工作计划时都要求对档案安全工作进行专题研究和布署，做到 “五同步、四落实”，即同部署、同检查、同考核、同评比、同奖惩，思想认识落实，计划安排落实，组织实施落实，工作目标落实，保障档案安全工作与其它工作同步发展。三是注重投入。近三年来，我市档案事业经费累计投入xx万元，相当于过去15年档案业务经费的总和，剔除公用经费，档案保护费为xx万元，年均xx万元;另外还有项目配套资金11万元， 其中2007为4万元、xxxx年为7万元。利用这些资金，我们不仅对部分档案装具进行了更新，添置密集架124节、还购置专用设施和设备(复印机、UPS电源、备用照明灯、防紫外线灯管、消毒柜、计算机、扫描仪、温湿度仪等)，同时对重点档案进行抢救与保护。

　　三、预防为主，坚持防治结合

　　在人防方面，接收档案时仔细清点并完善交接手续;提供利用时要求查阅人员出示有效证件予以实名登记，借助电子监控系统全程监督档案利用过程，检查核对利用完毕的档案资料;实行重要档案借阅审批制;与聘用人员签定保密协定;做好节假日和双休日期间值班安排;坚持库房日常管理。在物防方面，使用标准的档案装具和设备;定期对水电与消防设施检测与保养;下班之前检查门窗、用电器及线路情况等。在技防方面，对进馆档案作全面消毒处理;对馆藏档案频繁翻动，定期投放药物，及时发现和杜绝档案霉变或虫蛀现象的产生和蔓延.做好梅雨季节档案防潮和安全渡汛工作。除了重视档案实体安全外，我们还十分注重档案信息安全。加强纪律教育，严格遵守《保密法》、《著作权法》及《政府信息公开条例》，正确处理保密与开放的关系，选派专人负责计算机系统维护与管理，设立了防火墙、密码访问控制，安装了防病毒软件，建立了备份与恢复系统，实现计算机内网与外网分开，配有 UPS电源设备，对永久保存的电子文件实行双套制管理，采用不同的存载方式，确保电子档案的万无一失

　　四、严格管理，强化工作职责

　　我馆制定了《档案安全管理制度》，内容涵盖档案的收集、接收标准、档案人员的岗位职责、档案的借阅与查阅、档案馆公共突发事件应急与处置、库房管理、网络信息及数据库安全等。为确保实效，我们划定责任范围，与相关人员签定责任书，实行责任追究。库房钥匙实行专人管理，禁止非库房管理人员进入库内;定期保洁，每半月对库房吸尘一次，每季度彻底做一次卫生;坚持定期更换药物，确保库内无虫蛀鼠噬霉变现象;坚持库房温湿度调控，撰写分析报告;坚持对音像电子档案定期进行有效性、安全性检查，发现问题及时拷贝。严格执行调阅档案手续和借阅登记手续，提供利用时实行了电子监控，对开放档案进行科学鉴定，及时做好档案解密工作等。

　　存在的问题及努力的方向

　　尽管我们在档案安全设施配备、档案保护技术、档案安全制度的落实和人员的管理方面做了大量的工作，档案馆安全管理的软硬环境得到了明晃的改善，但离上级的要求还存在一定的差距，随着时间的推移，安全隐患会进一步凸现，集中表现在以下方面：

　　1、现有档案馆舍面积偏小，难以满足30年后馆藏档案存放空间;档案保护技术用房没有到位;防火设计不够规范，办公区和库房只有一个出入口，消防通道和人员疏散受到限制。

　　2、受人才与资金的制约，诸如刻录机、修复机、投影仪等设备欠缺;档案信息化进程缓慢，全文录入所需资金没有落实，档案查询系统还没有正式启用，没有标准机房。

　　3、馆舍人员的和应急处置能力有待进一步加强。

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　　××年，我局对照《××市档案事业发展综合评估办法》，认真开展了档案管理工作。现将工作情况总结如下：

　　一、组织领导情况

　　(一)加强领导。局党组始终重视档案工作，把档案安全作为一项规范化管理的重要工作抓紧抓实。在具体工作中，分管领导不断加强对档案工作的指导督查，专兼职档案管理员按照职责要求扎实做好档案管理工作，各科室也紧密配合做好档案归档整理，形成了工作有布置、有要求、有检查的齐抓共管的良好局面。

　　(二)制定计划。年初制定档案工作计划，对全年机关档案安全管理提出指导性意见。年中，局办公室召开工作会议，研究档案管理措施，解决存在问题，并对各科室的档案管理工作进行有针对性的监督指导。

　　(三)完善制度。按照《档案法》的规定，我局进一步建立健全了档案管理制度，即：档案综合管理实施办法，档案归档制度，档案保管和库房管理制度，档案保密制度，档案利用制度，档案鉴定销毁制度，档案室职责，档案员岗位职责及考核办法等八项制度。这些制度的实施，确保了我局档案安全工作有规可依、有章可循。

　　二、条件保障方面

　　(一)安全措施有保障。全局设有三个独立的档案库房，即文书档案室、基建档案室、人事档案室。档案室都采取了基本的档案安全保护措施，如防盗、防光、防火、防潮、防霉、防虫、防尘等，并配备了空调、除湿器等，基本上满足了办公需要，保证了档案的安全存放。此外，还在文书档案室配备了专用电脑，强化档案的信息化管理。

　　(二)档案经费有保障。根据工作需要，今年投入23万元新建基建工程资料档案室，使工程资料管理走上规范化道路。同时，订购并安装了档案管理琼兰软件，以及订阅了有关档案工作的杂志和资料。

　　(三)队伍有保障。机关档案工作由局办公室负责监督管理，三个档案室都配备了专兼职管理人员，包括兼职1人，专职2人，其中大专以上学历一人。在平时工作中，档案管理人均能自觉学习有关业务知识，提高档案管理水平。此外，为开拓视野，增长知识，还组织档案管理人员到先进地区、先进单位考察学习先进的管理经验，并积极组织参加上级安排的各种业务培训，不断提高档案管理的规范化程度。今年以来，已组织档案管理人员进行相关学习、培训6人次。

　　三、文件整理归档情况

　　每年6月前，在市档案局的指导下，对上一年发生的全局文书档案进行了立卷归档，并将归档信息纳入计算机系统，同时将归档目录上报市档案局。××年，按照国家档案局机关文件材料管理和保管期限的新规定，以党群管理、行政管理、业务管理作分类排序，对××年发生的工作总结、计划、会议记录本、花名册等进行了立卷归档，共归档整理34盒(永久11盒、30年13盒、10年10盒)，总共归档文件1194件，其中永久261件，定期30年476件，定期10年457件。同时将历年重大活动、荣誉的照片进行了整理归档，共归档活动照片59张、荣誉奖状照片59张。每季度，基建档案室、人事档案室还对所存放的档案资料进行集中整理归档。在档案整理工作中，坚持正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密，使档案排列有序、检索方便。

　　四、保管信息利用方面

　　在档案保管工作中，坚持八防要求，采取了投放灭鼠药、安装防盗门窗、放置灭火器材、温控等措施，并定期检查电器线路、管线，消除火灾隐患。在平时的工作中，还对档案各个环节加强管理，防止文件泄密及丢失情况的发生。要求每天下班前要有专人检查灯光、计算机、空调等用电器材是否关闭，保证了文件存档安全可靠。同时，档案排放有序整齐，认真执行档案查阅制度，对每项查阅都做到专人负责，不得离开档案员的视线，如确需调阅档案的，都做好登记手续，确保档案无丢失、无遗漏。在档案移交管理方面，均按照有关要求及时将满10年档案移交档案馆，对其他重要档案须移交档案馆的，也按规定做好移交工作。

　　五、档案教育创新情况

　　档案安全工作是一项细致的工作，需要全体工作人员加以推动。局领导、科室负责人带头学习贯彻落实《中华人民共和国档案法》，干部职工也利用学习日，开展档案管理知识集中学习，广泛宣传学习有关档案管理的政策、规定，强化档案管理意识，做到了依法治档。在实际工作中，安全有效的档案为撰写各项专题汇报、人事管理、党建工作、水务工程建设、安全生产、财务分析等提供了大量的基础材料，是水务科学发展的有力武器。局办公室每月不定期开放档案室一天，组织各科室工作人员进行档案专题学习活动，要求严格按规范做好其职责范围的档案整理、归档工作，使全体工作人员的档案管理能力有了一定程度的提高。

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