篇一：合同管理系统
第一章 系统分析
1.1 现状分析
合同管理是商务运作中极其重要的一部分，其管理的优劣直接影响商务流程的顺畅。因此，充足的信息资源、便捷的功能操作是合同管理系统应提供的重要性能。目前，人们往往用传统的人工管理方式结合电子表格来进行合同管理，这种管理方式存在着诸多弊端，如:效率低、保密性差、电子表格容量小，关联性差 ,不易于查询、更新和维护等。
需要合同管理的企业的业务特点是：企业的业务涉及面广，一方面是客户多，遍及诸多国家若干公司，这些客户既有其固定客户，也有仅是偶尔的业务往来；另一方面是厂家多，这些厂家涉及到各个行业、不同地区、既有公司所属厂，也有联系货源的厂商；自己的固定客户，业务员的调动、离开往往会将客户的有关资料带走，给公司带来一定的损失。
目前 ，电脑技术、通讯技术和网络技术的飞速发展，带动人们进入了信息时代。借助先进的电脑信息技术，建立企业合同管理系统，可以更快速、高效、准确地掌握企业的经营情况，也可以更方便、更全面、更系统的管理企业运作。在该系统正常运作后能起到提高工作效率以及节约管理费用的作用。
在信息时代的今天，计算机参与企业日常业务管理已成为企业现代化建设的当务之急，研究开发合同管理系统正是为了适应和满足这种要求。合同管理是商业行业经常使用的管理系统，通过对合同的管理，达到合同执行和完成过程的全面信息管理。
1.2 可行性分析
1.技术可行性
众所周知，当前计算机已经广泛的应用于各个领域，作为与世界交流广泛、信息密集、事务繁多的企业必须有效、科学的管理公司业务。
对于普通中小型企业来说，此管理系统在其局域网中的全面应用不需要强大的后台数据库和强处理能力的服务器支持，所以对于现有技术，管理系统的应用面相当广，并且也很易被普通企业所采用。ASP(动态服务器网页)技术是微软开发的一种运行在Web服务器端的开放式脚本环境，它很好地将HTML与脚本开发紧密结合，提高了编程的灵活性，降低了开发难度。 Access创建数据库简单，即使初学者也很容易就会使用。Access
数据库简单易懂，且极易修改和更新，运用Access可以创建各种数据库，同系统相连，虽然在功能尚不如SQL强大，但是容易使用和管理。
此系统的开发所采用的技术都是现如今计算机界先进的而且易被广大使用者接受的，所以能够容易的使使用者所操作和使用。
2.操作可行性
合同管理系统是利用计算机对合同进行管理，现在已经成为一个企业不可缺少的部分。开发此管理系统的成本不是很多，使用后对于后来的维护不必投入过多的资金，所以通过使用此系统而节约下来的多于劳动力的消耗相比，可以给使用企业带来更多的在经济方面的节省，从而达到开发本管理软件的最终目的。对于不同登录用户的权限设置，在普通用户的登录过程中可以提供简单而快捷的功能，减少操作步骤，节省登录者的查看和修改时间，从而达到操作简单化。
计算机技术在信息管理中的应用使得它比使用传统人工的方式管理合同档案有着许多优点，能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段，后者这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少得困难。而使用计算机对合同信息进行管理，检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高合同管理的效率，也是企业的科学化、正规划管理，与世界接轨的重要条件。
3.经济可行性
随着市场的发展，企业向集团化、规模化发展，产品亦趋向于多样化、大量化，合同也相应增加，单靠人工来处理需要消耗巨大的劳动力。此系统的开发和应用可以在尽量减少多余劳动力的同时还可以提供比较简单的操作来实现主要功能。它能够为用户提供充足的信息的快捷的查询手段。
一个系统开发的成功与否，首先是系统所生成的功能是否强大，再次是开发成后在使用以后的对所产生的故障处理能力。而系统的每步开发，以及今后的故障处理都需要一定的经济支持，怎样完整的估计余下的每个可能的系统开发和运行的费用，并且估计相对于现有的系统而言这个系统可以节省的开支或可以增加的收入是非常必要的。此系统的开发成本不是很高，通过采用ASP技术结合ACCESS数据库能够很有效的节省成本，而这些技术在现实中的应用相当广泛，所以对于以后的故障处理、后期维护都在一定程度上接受的经济支出。
第二章 需求分析
2.1 软件系统综合要求
1.功能需求
本系统能充分利用现代Internet网络的优点，实现一个功能强大、操作便利的合同管理系统。并应兼顾系统的通用性，应用的广泛性；客户交互界面、管理员交互界面友好，操作灵活；数据库系统安全、完整；扩展能力强。
2.界面需求
本系统首先需要各权限不同的登录者通过自己的登录名和密码登录到系统内部，管理员拥有最大的权限，录入员有录入合同的权利，审核者是审核合同的第二权力者。所有的合同操作只能同过这三个人才可以完成，普通登录者只能有查看合同信息的权利。
3.性能需求
(1)硬件环境
①处理器:intel pentium166 mx 或更高
②内存:32MB
③硬盘空间:1GB
④光驱:cd—rom 48x
⑤显卡:SVGA显示适配器
(2)软件环境
①操作系统:windows98/me/2000/xp
②数据库:Microsoft Access 2000
4.安全可靠性需求
由于本系统在Internet上使用，防止非法的入侵是系统必须要考虑的因素。数据库的具体信息的一个系统的关键，数据库是否可以正常的为系统提供实时的信息是非常重要的，保证数据库的正常运转是必要的，但是一旦产生数据库信息的无意修改或者删除，本系统提供数据备份、恢复及垃圾数据清除等功能。在安全性方面，用户的权限设定相当严格，首先是针对特殊功能，例如合同的录入修改功能，只能由特定人员来完成，例如管理员和录入者，其他一般用户无权对合同进行任何修改等操作，再次对于注册人员的管理，不是任何人都可以任意注册，必须通过超级管理员对其允许之后，通过超级
管理员进行用户的添加。
2.2系统总体设计目标
1.系统的通用性
通用软件，它指的是一套针对行业的通用规范开发的、功能上使用与大多数用户的软件系统。通用性的主要体现在模块化设计、实用性、可维护性、适应性等方面。
合同管理具有一定的行业特征，具有一般通用的管理流程，因此本系统从合同管理的一般流程入手，站在整个和全局的角度对系统进行规划和设计。
同时，每个企业由于业务种类的不同，设计的合同类别、条款类别、合同格式等都会有一定的差别。因此，在系统设计的过程中，在遵循合同管理一般流程的基础上，必须为用户提供可按自己的需求来制定合同类别、条款类别、合同模版格式的功能，以生成具有本企业业务特色的合同。
这样，用户可以更具需求定制合同类别，然后可以选择定制不同类别的合同模版，使得系统一方面可以满足不同企业的需求，另一方面也可以满足同一企业不断发展变化的业务需求。
2.系统灵活性
数据是企业的财富，因此如何能迅速、灵活、准确地收集企业的业务数据是企业信息系统必须考虑的一个重要环节。
一般情况下，合同文档中包含的数据信息是以纯文本的形式存在的，这些文本信息中包含了大量的关键数据信息。而且，对相同的合同文本而言，不同的企业由于业务需求不同，所需的关键数据也会各不相同。
合同的签订并不是最终目标。如何根据用户的需求来提取其中的数据？如何根据具体业务的特点以不同的形式呈现合同文本？如何利用生成的合同文本更好地为企业的管理服务？这些才是合同管理系同更需要关注的问题。
因此合同管理系统需要能对合同文本信息进行灵活的管理，使得合同中包含的关键数据信息能够快速、准确地被用户获取，从而最大限度发挥它们的作用。
3.多样性输出
合同生成并通过审核后，需要以一定的方式呈现给用户。Web方式下，用户可以通过浏览器、打印机等不同的终端设备来输出合同。
由于业务种类、用户需求甚至是签订方（客户）习惯的不同，合同文本可能需要以
不同的样式呈现给用户。另一方面，不同业务、不同地区、不同用户可能对合同的输出格式有不同的要求。这样，系统中关于Web方式下的合同输出需要具有多样性，同时又要可以支持多种格式。
Web方式下如何更好地展现这些样式，以满足不同业务、不同用户的需求？同时，Web方式下如何支持多种文件格式（HTML、RTF、PDF等）的生成，通过网络同步或者同步传输，最终满足用户交互、协调的要求？这些都是系统设计过程中需要充分考虑的要素。
4.合同数据的高效利用
随着世界经济一体化和Internet/Intranet技术的发展，企业内部以及企业之间的联系日趋紧密，需要频繁的在Internet上进行数据交换和访问。
合同文本（在某种程度上）是信息仓库，其中信息的种类、信息的表现形式、信息的使用方式各不相同。而且，合同管理系统负责管理的是企业大量的合同，这些合同中包含的是与企业采购、生产、销售等环节紧密相关的大量的数据信息。
因此，有效地根据用户的需求提取相应的信息，并用以指导企业的生产、辅助企业决策,无缝地与其他系统进行数据交换和共享，从而充分高效地发挥这些数据的使用价值，都是非常关键的一个组成部分。
2.3数据流程分析
数据流图是系统逻辑功能的图形表示，即使不是专业的计算机技术人员也容易理解，数据是信息的表达形式，它能被计算机直接输入、处理、存储和输出。一个正确的数据流程是今后新系统用以实现用户需求的保证。现有的数据流程分析一般是通过分层的数据流程图（Data Flow Diagram, DFD）来实现的。本网站的数据流程图如下。
篇二：合同管理系统详细设计说明书
合同管理系统详细设计
2013.11.27
系统欢迎界面
待办信息
要求：根据角色不同，能不能提供个性化的页面，比如今日商务待处理事宜等，任务根据实际情况指派，由当前角色进行任务或下一流程指派。
1、客户基本资料管理
客户为创建合同时的必选对象，基本资料共有两个部分：客户资料和关联信息。基本信息包含客户基本信息、开票信息、联系人、客户备忘、客户附件等。
关联信息有多项内容，含合同信息、合同标的、审批信息等。
对于客户的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。
1.1客户资料
1.1.1、 客户基本信息
对客户基本信息进行增、删、改、查功能。
查询条件：客户名称、客户编号、开票名称、行业等。
相关字段：
客户id，客户名称、客户类型、客户编号(自动生成)、行业（选择）、省（选择）、市（选择）、联系地址、邮编、公司网址、首要联系人、办公电话、职位、移动电话、传真、E-mail、QQ、法定代表、注册资本、币种、实收资本、公司类型、成立日期、经营范围、营业截至日期、负责人，备用1，备用2。（*红色为必填项）
tip：
客户类型：行业客户、普通客户、渠道合作伙伴【用户添加时，以下拉列表选择】
客户编号：规则LJKJ+4位年份+2位月份+2位日期+001～999【系统根据改天客户排序自动排好，此项可手工修改】
营业截至日期：客户管理自动判断营业日期是否过期，如过期，则在页面进行提醒，及时更换营业附件或进行相关更新。
1.1.2、 开票信息
每个客户设置一条开票信息，并设置修改权限。在打印发票时，自动调取开票信息。 相关字段：名称、纳税人识别号、地址、电话、开户银行及账号（必填项）
功能：修改，添加（附：可与客户基本资料设置同一张表）
1.1.3、 客户附件
客户附件是对有经营单位的客户上传三证（营业执照、税务登记证,机构代码证）和直接负责人员。并设置增、改、删功能。
如图所示管理：
相关字段：附件名称、附件类别、附件说明、上传日期、附件文件名、上传人。
1.1.4、 联系人
管理客户的相关联系人，并设置增、改、删功能。
相关字段：姓名、职务、办公电话、移动电话、传真、E-Mail、备注。
1.1.5、 客户备忘
对客户设置备忘录，并设置增、删功能。
相关字段：说明事项、内容、提交人、提交日期。
1.2 关联信息
根据客户合同内容关联客户其他信息，并可打印客户信息单和导出客户信息表
1.2.1 打印
可对该客户的各项资料进行打印客户信息单。
打印内容：客户基本资料、开票信息、相关项目、资金统计等
1.2.2导出信息
对所选择的客户导出.xls表
2、合同管理
合同基本资料共有两个部分：合同资料和关联信息。基本信息包含合同基本信息、合同文本、合同标的、合同附件、计划资金、资金条款、合同备忘等。
关联信息有多项内容，含实际资金、发票、资金统计、进度、合同变更、审批记录等。 对于合同的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。
2.1基本属性
对合同基本信息进行增、删、改、查及合同复制功能。
查询条件：合同名称、合同编号、合同对方、签约日期等。
篇三：合同管理系统
SY-004:企业合同管理系统(ECMS)
EnterPrise Contract Management System
－、客户的业务问题
随着竞争越来越激烈，很多企业在提出优化管理的同时意识到信息化工作的必要性，如何尽快、迅速提高公司业务和人员运作效率，增强公司的生命力和竞争力，成为公司全体员工、特别是管理层所共同关注的焦点！合同管理涉及到企业与外界经济活动的最直接前沿，如何有效的管理合同，是合同管理按企业规则有效运行，是每个企业在新经济环境中取得有利位置的重要手段。
在企业的合同管理过程中，主要涉及： 项目管理 招标申请 合同申请 合同审批 合同招标 合同执行 合同付款 合同档案
八个大的方面，合同管理过程其实是企业管理中合同信息流的完整流动过程，当一个合同管理信息流流动完成后，也就表示一个合同生命周期的完成。
二、产品满足客户的业务需求能力
企业合同管理系统(ECMS)能有效的将解决企业，机关等用户的合同管理的需求，主要表现在：
1）以工作项目为数据的源头，使企业的所有合同必须约束在以批准的项目
基础上，有效制约了合同签订的随意性，使任何合同均有据可依。
2）以工作流为基础，将合同的审批纳入企业规定的工作流范畴，避免手工办
理合同时审批过程的随意性，不同类型的合同自动按规定的审批路径进行流转。
3）在自动审批过程中，节约了大量的人力时间，避免因签字不断追找领导的繁琐手续。
4）合同执行过程透明公开，每一合同的签订到执行完成均可有相关部门全程监控。
5）合同执行过程中实现合同金额的上限控制，有效的解决合同付款过程中的资金控制。
6）完善的合同台帐，提供了企业每年成本控制的基本数据。
7）可与成本控制系统无缝集成。
8）支持企业所有合同的管理：材料采购合同，承包合同，承揽合同，对外承
包合同，服务合同，基建合同等。
9）材料采购合同可与物质管理系统进行集成，基建合同可与基建管理系统进
行集成，承揽合同可与项目管理系统进行集成。
三.产品功能简述 ? 工作项目管理
企业计划部门或综合管理部门对批准实施的工作项目进行下达，同时可以下达项目资金作为执行的控制依据。对项目进行合同执行过程管理，一个项目可以对应多个合同
? 招标申请
执行部门对需要进行招标的项目首先申请招标，通过工作流审批完成后，执行部门进行招标环节，如果不需要招标可直接进入合同申请环节。
? 合同申请
项目执行部门或项目主管部门对需要签订合同的工作项目起草合同文本及技术协议等文档附件，通过工作流在网上进行会签。
? 合同招标
如果需要招标的合同，记录合同招标过程文档，如乙方评价记录，乙方资质文件，招标会签记录等。如进行议标记录议标记录。
? 工作流
根据合同管理的生命周期，对应的工作流有：招标申请工作流，合同会签工作流，合同变更工作流，乙方资质审查工作流（备选），合同付款申请工作流，合同验收工作流（备选）
? 合同审批
合同起草后，工作流自动实现网上流转，合同审批工作流能完成各类复杂的审批流程。
? 合同执行
合同批准后，进入合同自行阶段，包括大量的执行过程文档记录。如：阶段验收文档，合同变更文档，合同索赔文档，合同验收文档等。
? 合同付款
合同执行阶段，可以分阶段进行付款，付款前必须进行付款申请，系统自动计算本次付款的最大金额，同时提醒质保金和付款历史。如果启用项目资金控制，在付款申请提交前还将检查本合同对应项目的可用资金情况，如资金不足，则不能提交付款申请。
? 合同档案
合同执行完毕，合同管理部门对本合同进行归档管理，修正存档号。归档的合同进入合同档案管理，可以对合同进行全面的合同管理，同时提供合同台帐供合同管理人员使用。
四.产品功能详解
系统组成
项目管理
项目招标管理是指针对成本中心下达的项目及项目预算进行招标活动进行的管理，主要功能包括：项目立项、项目预算、供应商及承包商、合作企业管理、评委专家库管理、招标准备管理、招标实施管理、招标结束管理等，需要特别说明的是，项目必须来自成本中心下达的项目，而预算可能分为两种情况：一种是带预算的招标，一种是不带预算的招标。带预算的招标结算时可以在可用预算范围内直接办理结算，而不带预算的招标在结算时必须先追加预算才能办理付款手续。
项目准备
项目准备是合同管理的基础，企业必须先对企业的所有工作进行规划，建立企业工作项目树，然后各工作部门对企业下达的工作进行项目申请和合同申请。
项目准备按如下步骤进行：
企业工作规划类型管理
定义企业工作规划模型
企业工作管理中心定义
工作管理中心工作规划
各部门申请项目
项目下达
项目申请
项目申请是各承担部门对企业规划的工作分类进行明细项目的申请，批准后完成立项，然后才可以进行合同准备工作。
招标管理
项目招标管理将企业的招标过程进行全过程管理，项目的资料准备开始，这项工作一般由各申请部门完成，通常也称为企业内部立项过程。立项资料准备完毕后，由企业主管部门办理相关的审定手续，并将审定手续登记到软件系统中，批准手续完成后，就可以确定本项目的资金来源了，至此为止，企业内部的立项过程才可以正式结束。
根据不同部门、不同性质的项目，可以灵活地选择和组织不同的临时招标机构或小组，招标机构确立时，也可在专家库中随机选择专家评委，专家评委可以选择企业内部专家，也可以选择外面的专家，至此，招标工作正式启动。
招标机构着手准备招标文件，确定出台或直接分发或网上发布的方式进行标书传递。
对通过资质审查的承包商所提交的招标文件进行管理，投标文件包括：封面，招标文件目录，商务文件，技术文件，商务文件又包括：招标函、招标授权、招标报价表、分项报价一览表，货物说明一览表，偏差表，招标保函，资格证明文件，招标文件修正文件，制造厂家资格及授权，交货进度表，招标人现场代表派遣计划表，超重或超尺寸货物清单，主要设备、部件制造商名单及分包商名单，培训计划，安装，须调试和调试中提供安装和相关服务，产品样本，承诺书，备品备件制造构件等。
而技术文档则包括：技术说明，设备性能，参数保证，业绩证明，质量认证证明文件，生产许可证明文件，标准检测报告，技术规范/规格和图样，设计
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